Je boekt netjes al je inkoopfacturen, maar vraagt je af of je de betaalde btw echt helemaal mag terugkrijgen. En waar zet je dat dan op de balans. In dit artikel leg ik stap voor stap uit wat te vorderen btw is, wanneer je het mag aftrekken als voorbelasting en hoe je het verwerkt in je administratie en aangifte. Je krijgt praktische voorbeelden, veelgemaakte fouten en mijn beste tips uit de praktijk, zodat je met vertrouwen jouw volgende aangifte invult en geen geld laat liggen.
Wat is te vorderen btw
Te vorderen btw is de btw die je bij inkopen en kosten aan leveranciers betaalt en die je bij de Belastingdienst mag terugvragen. Het is dus een vordering op de Belastingdienst. In de boekhouding staat deze post als vlottende activa aan de debetzijde. Aan het einde van het tijdvak verreken je deze voorbelasting met de btw die je over je verkopen verschuldigd bent. Is je voorbelasting hoger dan je verschuldigde btw, dan krijg je terug. Is die lager, dan betaal je bij.
Te vorderen btw op de balans en in de journaalpost
Bij een inkoop van bijvoorbeeld 1.000 euro exclusief 21 procent btw boek je de 1.000 euro als kosten of voorraad en de 210 euro als te vorderen btw. Betaal je later, dan staat de totale factuur bij de crediteuren. Omdat de btw geen kostenpost is maar een tijdelijke vordering, blijft je resultaat netjes zuiver. In mijn werk zie ik dat dit precies is waar het vaak misgaat: btw per ongeluk als kosten boeken. Controleer daarom altijd de splitsing van exclusief en btw-bedrag op de factuur.
Wanneer is voorbelasting aftrekbaar
Voorbelasting is in principe aftrekbaar als de kosten direct samenhangen met je belaste omzet én je een juiste factuur hebt. Er zijn belangrijke uitzonderingen. Lever je vrijgestelde prestaties, dan is aftrek uitgesloten voor zover deze kosten daarmee samenhangen. Bij privéaankopen is geen aftrek mogelijk. Btw op eten en drinken in de horeca is niet aftrekbaar. Voor personeelsvoorzieningen en relatiegeschenken geldt een drempel per persoon per jaar. Twijfel je of je vrijgesteld bent, lees meer over de btw vrijstelling.
Aangifte doen en btw terugvragen
In de aangifte geef je de verschuldigde btw over je verkopen op in rubriek 5a en de te vorderen btw in rubriek 5b. Het systeem verrekent automatisch. Werk je maandelijks of per kwartaal, het proces is hetzelfde. Via btw aangifte vind je een handig overzicht van wat je nodig hebt. Is je te vorderen btw hoger dan je verschuldigde btw, dan krijg je terug. In de praktijk volgt meestal eerst een ontvangstbevestiging en daarna de uitbetaling op je rekening. Wil je stap voor stap weten hoe je terugvraagt, bekijk ook btw terugvragen.
Veelgemaakte fouten en praktische tips
De meest voorkomende fout is het door elkaar halen van meerdere btw-tarieven. Controleer of je alle tarieven goed hebt geboekt voordat je de saldering maakt. Een tweede fout is te vorderen btw laten oplopen omdat facturen niet tijdig worden verwerkt. Boek inkoopfacturen zodra je ze ontvangt, niet pas bij betaling. Tot slot: let op factuurvereisten zoals een correct btw-nummer en juiste omschrijving. Als adviseur vraag ik klanten bij twijfel altijd om een gecorrigeerde factuur. Daarmee voorkom je dat de aftrek later wordt afgekeurd.
Speciale situaties en aandachtspunten
Werk je onder de kleineondernemersregeling, dan heb je geen recht op aftrek van voorbelasting zolang je onder die regeling valt. Bij gemengde activiteiten, dus deels vrijgesteld en deels belast, maak je een verdeelsleutel voor de voorbelasting. Voor investeringsgoederen kan een herziening spelen als je gebruik wijzigt in een later jaar. Bij buitenlandse aankopen of verlegde btw gelden aparte regels; controleer of je de btw verlegt of buitenlandse btw via de juiste weg terugvraagt. Een consequente dossiervorming en periodieke controle helpen om correcties en boetes te voorkomen.
Te vorderen btw is een tijdelijke vordering die ontstaat zodra je zakelijke btw betaalt op inkopen en kosten. Door de juiste factuurgegevens te controleren, uitzonderingen te kennen en je aangifte zorgvuldig in te vullen, voorkom je correcties en haal je maximaal voordeel uit de voorbelasting. Werk je systematisch, dan blijft je balans overzichtelijk en weet je precies of je gaat betalen of terugkrijgen.
Is te vorderen btw hetzelfde als voorbelasting
Ja, in de praktijk bedoelen we met te vorderen btw de voorbelasting. Het is de btw op zakelijke inkopen en kosten die je in mindering brengt op de verschuldigde btw uit je verkopen. Het blijft een vordering op de Belastingdienst tot het moment van verrekenen in je aangifte.
Waar staat te vorderen btw op de balans
Te vorderen btw staat als vlottende activa aan de debetzijde. Het is immers geld dat je nog van de Belastingdienst ontvangt. Na de aangifte wordt deze post gesaldeerd met te betalen btw. Per saldo blijft een vordering of een schuld over, afhankelijk van je aangifteresultaat.
Wanneer mag ik géén te vorderen btw aftrekken
Je mag geen te vorderen btw aftrekken bij vrijgestelde omzet, privéaankopen, eten en drinken in de horeca en wanneer facturen niet aan de eisen voldoen. Voor personeelsvoorzieningen en relatiegeschenken geldt een drempel per persoon per jaar. Zonder juiste factuur vervalt het recht op vooraftrek.
Hoe snel wordt te vorderen btw uitbetaald na de aangifte
Na het indienen van de aangifte volgt doorgaans een bevestiging en daarna de uitbetaling op je bankrekening. De praktijk is dat dit na verwerking vrij vlot kan gebeuren, mits je aangifte compleet is en er geen aanvullende vragen zijn. Houd je bankrekening en berichtenbox goed in de gaten.
Wat als mijn te vorderen btw hoger is dan te betalen btw
Is je te vorderen btw hoger, dan resulteert je aangifte in een teruggaaf. Het saldo van 5a minus 5b is dan negatief en je krijgt uitbetaald. Bewaar je onderbouwing, zoals facturen en boekingsdetails, zodat je bij vragen van de Belastingdienst direct kunt aantonen hoe het saldo is opgebouwd.
