U gaat met een klant lunchen, koopt een fles wijn als bedankje of organiseert een teamuitje en vraagt zich af of u de btw kunt aftrekken. Precies daar lopen veel ondernemers op vast. In dit artikel leg ik helder uit wanneer btw op representatiekosten wel of niet aftrekbaar is, wat de regels zijn rond eten en drinken, hoe het drempelbedrag voor relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen werkt en hoe u dit netjes verwerkt in uw administratie. Ik geef u ook praktische tips uit de praktijk, zodat u met vertrouwen keuzes maakt en geen aftrek misloopt.
Wat bedoelen we met representatiekosten voor de btw
Representatiekosten zijn uitgaven om uw bedrijf te presenteren of relaties te onderhouden, zonder directe tegenprestatie. Denk aan zakelijke lunches en diners, relatiegeschenken, congressen en personeelsvoorzieningen. Voor inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting zijn deze kosten beperkt aftrekbaar, maar voor de btw gelden eigen regels. De hoofdvraag is steeds of er wel of geen aftrekrecht bestaat en of er specifieke uitsluitingen spelen.
Wanneer is btw niet aftrekbaar
Eten en drinken, horeca en catering
De btw op eten en drinken dat u nuttigt in een horecagelegenheid is niet aftrekbaar. Dat geldt ook wanneer een cateraar het verzorgt in een ruimte die daarvoor is ingericht. Neemt u boodschappen mee uit de supermarkt voor een overleg op kantoor, dan kan de btw vaak wel worden afgetrokken, mits de uitgave zakelijk is en u btw belaste omzet behaalt. In mijn praktijk zie ik dat een duidelijke agenda en naam op de bon het verschil maken bij een controle.
Gemengde of vrijgestelde omzet
Hebt u zowel btw belaste als vrijgestelde omzet, dan geldt pro rata aftrek. U trekt de btw alleen af voor zover de uitgaven zijn toe te rekenen aan belaste prestaties. Bij uitsluitend vrijgestelde of niet belaste omzet is de btw op representatiekosten niet aftrekbaar. Deze pro rata berekening vraagt om discipline in de administratie, zeker als u ook sponsoring of gratis prestaties verzorgt.
Giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen
Voor giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen geldt een drempel van € 227 exclusief btw per ontvanger per boekjaar. Blijft u onder die drempel, dan is de btw aftrekbaar. Komt u eroverheen, dan is de btw op die verstrekkingen niet aftrekbaar en moet eerder afgetrokken btw worden terugbetaald. Reken persoonsgebonden uitgaven toe aan de betreffende persoon en deel uitgaven voor groepen eerlijk door het aantal gebruikers om per persoon te toetsen.
Een zorgvuldige jaarcontrole voorkomt verrassingen. Ik adviseer klanten om in de laatste periode van het boekjaar expliciet te controleren of per medewerker of relatie de drempel is overschreden en dit direct in de administratie te corrigeren.
Eten en drinken op kantoor versus restaurant
Een zakelijke maaltijd in een restaurant heeft zakelijk karakter, maar de btw op die maaltijd is niet aftrekbaar. Eet u met uw relatie op kantoor en koopt u het eten in de supermarkt, dan kan de btw wel aftrekbaar zijn, binnen uw aftrekrecht. Voor koffie, thee en kleine consumpties op kantoor geldt doorgaans dat de btw aftrekbaar is, zolang het geen volledige maaltijd voor personeel betreft. Moet u of uw team werken tijdens etenstijd en haalt u een maaltijd af, dan kan de btw aftrekbaar zijn, maar niet wanneer u de maaltijd in de horeca zelf nuttigt.
Representatie of reclame
Kosten voor reclame zijn in beginsel volledig aftrekbaar voor de btw, mits zij samenhangen met belaste omzet. Daarom is het verstandig om waar mogelijk een directe tegenprestatie te vragen. Steunt u bijvoorbeeld een lokaal evenement, vraag dan om uw logo op het materiaal of een vermelding op de website. Zo kwalificeren de kosten eerder als reclame. Let wel, relatiegeschenken die u gratis verstrekt blijven binnen de drempelregeling vallen.
Administratieve aanpak en bewijs
Bewaar altijd bonnen en facturen, noteer de zakelijke aanleiding en wie aanwezig was. Leg bij supermarktuitgaven voor een overleg vast welke relatie u ontving. Maak aan het eind van het jaar een drempeloverzicht per persoon en controleer uw pro rata. In de aangifte verwerkt u alleen aftrekbare btw als voorbelasting en corrigeert u waar nodig in de laatste periode.
Meer achtergrond over btw op voeding vindt u hier: btw op eten en drinken. Direct praktisch aan de slag met uw aangifte kan via btw aangifte. Te veel betaalde btw terugvragen of corrigeren? Lees dan ook btw terugvragen.
Persoonlijke tip uit de praktijk
Ik laat ondernemers vaak werken met twee eenvoudige tags in de boekhouding: horeca en kantoor. Horeca betekent btw niet aftrekbaar op eten en drinken. Kantoor betekent beoordelen of de btw aftrekbaar is en vastleggen van de zakelijke context. Met die simpele indeling voorkomt u discussie en blijft uw voorbelasting zuiver.
Representatiekosten en btw vragen om nuance. Horeca en catering zijn vaak uitgesloten, giften en personeelsvoorzieningen vallen onder de drempel per persoon en bij gemengde omzet geldt pro rata aftrek. Door consequent bewijs vast te leggen en jaarlijks de drempel te controleren, voorkomt u correcties achteraf. Twijfelt u over een specifieke situatie, kies dan voor documenteren en vraag tijdig advies. Zo benut u uw aftrek zonder risico.
Veelgestelde vragen
Is btw op een zakelijke lunch of diner aftrekbaar?
De btw op eten en drinken in een horecagelegenheid is niet aftrekbaar, ook niet als het duidelijk zakelijk is. Koopt u eten in de supermarkt en eet u dit met uw relatie op kantoor, dan kan de btw op die representatiekosten wel aftrekbaar zijn, mits u btw belaste omzet behaalt en de uitgave zakelijk is.
Hoe werkt het drempelbedrag van € 227 voor relatiegeschenken en personeel?
Per ontvanger en per boekjaar telt u alle giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen bij elkaar op, exclusief btw. Blijft u op of onder € 227, dan is de btw aftrekbaar. Komt u erboven, dan is de btw op die verstrekkingen niet aftrekbaar en moet eerder afgetrokken btw worden gecorrigeerd in de aangifte.
Wat als ik zowel vrijgestelde als belaste omzet heb?
Bij gemengde activiteiten past u pro rata aftrek toe. U mag de btw op representatiekosten alleen aftrekken voor het deel dat toerekenbaar is aan belaste prestaties. Maak een realistische sleutel en onderbouw die jaarlijks. Zonder belaste omzet is de btw op representatiekosten niet aftrekbaar.
Zijn reclamekosten anders dan representatie voor de btw?
Ja. Reclamekosten zijn doorgaans volledig aftrekbaar voor de btw wanneer zij samenhangen met belaste omzet. Representatiekosten kennen uitsluitingen zoals horeca en de drempel voor giften. Krijgt u een directe tegenprestatie, bijvoorbeeld logo plaatsing, dan kwalificeert de uitgave eerder als reclame en is de btw aftrekbaarder.
Hoe verwerk ik representatiekosten in mijn btw aangifte?
Neem alleen de aftrekbare btw op als voorbelasting. Btw op horeca laat u buiten de voorbelasting. Toets jaarlijks het drempelbedrag per persoon en corrigeer in de laatste periode als u eroverheen gaat. Bij gemengde omzet past u pro rata toe. Ontdekt u later een fout, dien dan een suppletie in.
