U rijdt voor zaken naar Duitsland, tankt, overnacht en betaalt de rekening met lokale btw. Terug op kantoor vraagt u zich af of en hoe u die buitenlandse btw terugkrijgt. In dit artikel leg ik helder uit wanneer u in aanmerking komt, welke drempelbedragen gelden, hoe u via de Nederlandse portal aanvraagt en welke documenten nodig zijn. Ook deel ik praktische tips uit mijn ervaring met teruggaafverzoeken, zodat u niets mist en sneller duidelijkheid krijgt.
Wat kunt u terugvragen en wanneer
Buitenlandse btw terugvragen kan als uw onderneming in Nederland is gevestigd, u in dat andere EU land geen btw aangifte doet en de kosten zakelijk zijn voor met btw belaste activiteiten. Denk aan brandstof, hotels, toegang tot beurzen of diensten die u in het buitenland hebt afgenomen. Doet u wél aangifte in dat land, dan verwerkt u de teruggaaf in die aangifte in plaats van via de Nederlandse route.
Voorwaarden en drempelbedragen
Voor een verzoek over het hele kalenderjaar is het minimumbedrag aan terug te vragen btw doorgaans 50 euro. Voor een verzoek over ten minste drie maanden, maar korter dan een jaar, is dat 400 euro. Dien uw verzoek in vóór 1 oktober van het volgende jaar. U gebruikt de goederen en diensten voor belaste prestaties; bij gemengd gebruik past u een pro rata toe. Let erop dat sommige lidstaten bepaalde uitgaven uitsluiten, zoals horeca, representatie of voertuiggerelateerde kosten. Controleer daarom per land de specifieke regels.
Zo dient u het verzoek in via Nederland
U vraagt eerst inloggegevens aan voor de portal Teruggaaf van btw uit andere EU landen. Ook een fiscaal dienstverlener heeft eigen inloggegevens nodig. Na ontvangst logt u in, kiest het land van teruggaaf, vult uw bedrijfsgegevens in en selecteert voor elke factuur de juiste categorie en code voor goederen en diensten. Voeg indien gevraagd scans van facturen of invoerdocumenten toe. Heeft u een creditfactuur, dan voegt u die toe aan uw eerstvolgende verzoek.
Praktisch detail uit de praktijk: werk met consequente omschrijvingen en houd uw factuurgegevens precies gelijk aan de bron, inclusief nummers en data. Dat voorkomt vertraging in de beoordeling bij de buitenlandse autoriteit.
Documenten, codes en pro rata
Per land kunnen aanvullende bewijsstukken worden gevraagd. Zorg voor leesbare scans, het juiste btw nummer van de leverancier en een duidelijke aard van de aankoop aan de hand van de voorgeschreven codes. Werkt u met een pro rata, dan kunt u dit percentage na indiening nog aanpassen in de portal, ook richting meerdere landen tegelijk. Het percentage geeft het deel van uw activiteiten weer dat met btw belast is.
Termijnen, uitbetaling en rente
Na indienen ontvangt u meestal binnen vier maanden bericht van de buitenlandse belastingdienst. Keuren zij de teruggaaf goed, dan volgt uitbetaling doorgaans binnen tien werkdagen na afloop van die termijn. Duurde het langer dan vijftien dagen voordat uw verzoek vanuit Nederland is doorgestuurd, dan kan onder omstandigheden een rentevergoeding worden toegekend, de zogenoemde coulancerente.
Wijzigingen en correcties
Wilt u uw verzoek corrigeren, dan kan dat zodra het is doorgestuurd naar het betreffende land. U past altijd de meest recente versie aan en dient een apart correctieverzoek in. Bewaar referentienummers zorgvuldig, zodat u de status eenvoudig kunt volgen.
Tips uit de praktijk
Begin op tijd en wacht niet tot het einde van september. Verdeel kosten over kwartalen wanneer u vaak boven de drempel van 400 euro uitkomt, zo versnelt u de cashflow. Controleer land specifieke uitsluitingen al bij de inkoop, bijvoorbeeld bij restaurantkosten of brandstof, zodat u achteraf geen verrassingen krijgt. En leg vast waarom een uitgave zakelijk is gemaakt, dat helpt bij vragen van de buitenlandse autoriteit.
Meer achtergrond over btw verplichtingen vindt u hier: btw aangifte en praktische uitleg over teruggaaf leest u op btw terugvragen. Werkt u veel in België of Duitsland, bekijk dan de landpagina’s, bijvoorbeeld btw Belgie.
Buitenlandse btw terugvragen loont, mits u de voorwaarden, drempels en termijnen strak volgt. Met complete factuurgegevens, de juiste codes en tijdige indiening vergroot u de kans op snelle uitbetaling. Start vandaag met het verzamelen van uw documenten en dien uw verzoek ruim voor 1 oktober in. Twijfelt u over een specifieke kostenpost of landregel, leg het dan vooraf vast en raadpleeg de landvoorwaarden.
Kom ik in aanmerking om buitenlandse btw terug te vragen?
Ja, als uw onderneming in Nederland is gevestigd, u in het andere EU land géén btw aangifte doet en de kosten zakelijk zijn voor met btw belaste activiteiten. Bij gemengde activiteiten past u een pro rata toe. Controleer altijd per land of bepaalde uitgaven zijn uitgesloten.
Wat zijn de drempelbedragen voor buitenlandse btw terugvragen?
Vraagt u na afloop van het kalenderjaar terug, dan is het minimumbedrag meestal 50 euro. Vraagt u binnen het jaar over een periode van ten minste drie maanden, dan geldt 400 euro. U mag lager indienen, maar het land kan besluiten het verzoek niet in behandeling te nemen.
Wanneer moet ik mijn verzoek indienen en hoe lang duurt het?
Dien uw verzoek uiterlijk vóór 1 oktober in over het voorafgaande jaar. Na indiening ontvangt u doorgaans binnen vier maanden bericht van de buitenlandse belastingdienst. Bij toekenning volgt de betaling meestal binnen tien werkdagen na die termijn.
Welke kosten zijn vaak uitgesloten in andere EU landen?
Regels verschillen per land. Veelvoorkomende beperkingen betreffen restaurant en representatiekosten, bepaalde autokosten en uitgaven voor amusement. Controleer de landvoorwaarden en categoriecodes voordat u indient, zodat u geen afwijzing of vertraging oploopt.
Welke documenten heb ik nodig voor buitenlandse btw terugvragen?
U heeft correcte facturen met het btw nummer van de leverancier nodig en, waar gevraagd, scans van facturen of invoerdocumenten. Gebruik de juiste goederen en dienstcodes en zorg voor consistente omschrijvingen. Bij creditfacturen voegt u deze toe aan uw eerstvolgende verzoek.
