Btw relatiegeschenken

Je wilt een klant of leverancier bedanken met een attentie en je vraagt je af hoe het zit met de btw op relatiegeschenken. Mag je de btw aftrekken of loop je risico dat je later moet corrigeren. In dit artikel neem ik je stap voor stap mee door de regels voor 2025. Je ontdekt wat wel en niet als relatiegeschenk telt, hoe het drempelbedrag van 227 euro per ontvanger werkt, wanneer de 30 procent toets speelt en wat er is veranderd rond eigen bijdragen. Ook deel ik praktijkvoorbeelden en tips zodat je zeker weet dat je aangifte klopt.

Wat zijn relatiegeschenken voor de btw

Relatiegeschenken zijn incidentele cadeaus aan bestaande zakelijke relaties, bedoeld om de relatie te onderhouden of te versterken. Denk aan een attentie rond de feestdagen of een bedankje na een afgerond project. Geschenken die je inzet om nieuwe klanten te werven vallen niet onder relatiegeschenken maar onder normale bedrijfsuitgaven en daarvoor gelden de reguliere btw regels. Geef je regelmatig gratis producten weg als onderdeel van je verkoopactie, dan hoort dat bij de normale bedrijfsvoering en niet bij relatiegeschenken.

De hoofdregel en het BUA

De aftrek van btw op relatiegeschenken valt onder het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting, kortweg BUA. Dit besluit begrenst de aftrek bij giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen. De kern is eenvoudig. Je mag de btw aftrekken zolang je onder het drempelbedrag blijft. Kom je erboven, dan geldt een extra toets die kijkt naar de positie van de ontvanger.

Het drempelbedrag van 227 euro

Per ontvanger en per boekjaar geldt een drempel van 227 euro exclusief btw. Blijf je met je totale uitgaven voor geschenken aan die relatie onder deze grens, dan is de betaalde btw volledig aftrekbaar. Let erop dat je per relatie telt. Geef je meerdere cadeaus aan verschillende contactpersonen binnen hetzelfde bedrijf, dan tel je die bedragen bij elkaar op. In mijn praktijk zie ik dat vooral bij bedrijven met meerdere aanspreekpunten dit punt nog wel eens wordt vergeten, met onnodige correcties achteraf tot gevolg.

Boven de drempel. de 30 procent toets

Overschrijd je per relatie de 227 euro, dan mag je de btw alleen aftrekken als de ontvanger, wanneer die het cadeau zelf zou aanschaffen, recht zou hebben op ten minste 30 procent btw aftrek. Geef je dus een luxe geschenk aan een relatie die geen of nauwelijks aftrekrecht heeft, zoals een particulier of een vrijgestelde ondernemer, dan is de btw bij jou niet aftrekbaar zodra je de drempel passeert. Gaat het om een volledig aftrekgerechtigde ondernemer, dan kan aftrek vaak wel, ook boven de drempel, mits je de toets onderbouwt.

Eigen bijdrage sinds 2024

Vanaf 2024 mag je een ontvangen eigen bijdrage van een relatie of medewerker niet meer in mindering brengen op je uitgaven bij het bepalen of je de drempel overschrijdt. De uitgaven tellen dus volledig mee voor de 227 euro toets. Betaal je btw over de eigen bijdrage, dan mag je die btw wel verrekenen met de btw die je moet terugbetalen als je achteraf boven de drempel bleek uit te komen.

Relaties versus personeel

Voor personeel geldt hetzelfde drempelbedrag per persoon per jaar. Alles wat je een medewerker verstrekt als geschenk of als voorziening telt mee, zoals een kerstpakket, een jubileumcadeau of een personeelsuitje. Bij voorzieningen die voor een groep zijn bedoeld, zoals een bedrijfsfitness, verdeel je de kosten naar rato over het aantal medewerkers dat gebruik kan maken van de voorziening. Contante uitkeringen tellen niet mee. Schrijf je af op een voorziening, dan reken je met een redelijke jaarlijkse afschrijving. Belangrijk is dat je gedurende het jaar per medewerker bijhoudt wat er is verstrekt. Ik adviseer om in je administratie een eenvoudig overzicht per persoon te hebben. Dat voorkomt uitzoekwerk bij de aangifte aan het einde van het jaar.

Voorbeelden en veelgemaakte fouten

Stel. je geeft een relatie in februari een pakket van 120 euro en in november een fles van 80 euro, beide exclusief btw. Je blijft onder 227 euro, dus de btw is aftrekbaar. Geef je later in december nog een kunstwerk van 100 euro, dan kom je boven de drempel. Vanaf dat moment geldt de 30 procent toets. Is de relatie een volledig aftrekgerechtigde ondernemer die het kunstwerk zakelijk zou kunnen aanschaffen, dan is btw aftrek bij jou denkbaar. Is de ontvanger een particulier, dan is de btw niet aftrekbaar op het deel dat leidt tot het overschrijden van de drempel.

Een andere klassieker. meerdere geschenken aan verschillende contactpersonen binnen één klantorganisatie worden per bedrijf geteld. Drie kleine attenties aan drie personen kunnen samen de drempel doen overschrijden. Zorg dus dat je per klantnummer consolideert.

Voor personeel. een medewerker krijgt een kerstpakket van 75 euro en gaat mee op een teamuitje dat neerkomt op 170 euro per persoon, beide exclusief btw. Samen is dat 245 euro, dus boven de drempel. De btw op het uitje is niet aftrekbaar en je corrigeert het overschrijdende deel. Kreeg de medewerker ook een jubileumgeschenk, dan tel je dat mee in dezelfde berekening.

Btw tarief en buitenlandse inkoop

Het btw tarief op het geschenk volgt het product of de dienst. Boeken of culturele activiteiten vallen vaak onder 9 procent, veel goederen onder 21 procent. Twijfel je over het juiste tarief, raadpleeg de uitleg over btw tarieven. Koop je geschenken in het buitenland, dan kan de btw worden verlegd. Je ontvangt dan een factuur zonder btw en geeft de verlegde btw aan in Nederland. Lees meer over de regels bij een btw verlegd factuur en let erop dat verlegde btw niet dezelfde aftrekbeperking opheft. De BUA toets blijft immers van toepassing op de verstrekking.

Administratie en aangifte

Leg per ontvanger de kosten vast en voeg een veld toe waarin je automatisch de cumulatie per jaar ziet. Markeer ook of de ontvanger btw aftrekgerechtigd is, zodat je boven de drempel snel kunt bepalen of de 30 procent toets gehaald wordt. In de btw aangifte verwerk je de betaalde btw als voorbelasting voor zover aftrekbaar. Blijkt achteraf dat je de drempel overschreed zonder te voldoen aan de 30 procent toets, corrigeer dan in dezelfde aangifteperiode of in een suppletie. Ontving je een eigen bijdrage, vergeet dan niet dat je daarover btw verschuldigd bent en dat deze btw de terug te betalen btw mag verminderen.

Bijzondere situaties

Doneer je als ondernemer onverkoopbare voedingsmiddelen aan bijvoorbeeld een voedselbank, dan hoef je de eerder afgetrokken btw niet terug te betalen. Hebben de goederen nog waarde en zijn ze verkoopbaar, dan geldt het BUA en telt de waarde mee binnen de drempel. Daarnaast is het BUA niet van toepassing op privégebruik van de auto van de zaak, daarvoor geldt een eigen regeling.

Praktische tips uit de praktijk

Plan je eindejaarsgeschenken ruim van tevoren en check de cumulatie per relatie. Kies bij hogere waardes liever voor geschenken die de ontvanger zakelijk kan aanwenden, zodat de 30 procent toets haalbaar is. Vraag om een korte verklaring van zakelijke aanwending als je boven de drempel komt bij een volledig aftrekgerechtigde relatie. En tot slot. label inkoopfacturen duidelijk als relatiegeschenk of personeelsvoorziening, dan blijft je dossier controleproof.

Samengevat. bij Btw relatiegeschenken is de drempel van 227 euro per ontvanger per jaar je eerste check. Blijf je daaronder, dan is de btw in beginsel aftrekbaar. Ga je eroverheen, toets dan of de ontvanger ten minste 30 procent btw zou kunnen aftrekken bij eigen aankoop. Houd je administratie per relatie en per medewerker bij, verwerk eigen bijdragen correct en controleer het juiste tarief. Zo voorkom je correcties achteraf en blijft je aangifte sluitend.