Je zit klaar om je eerste factuur te sturen en twijfelt ineens over het juiste nummer. Moet je nu je btw-nummer of je omzetbelastingnummer vermelden, en hoe ziet zo’n nummer er precies uit? In dit artikel leg ik je helder uit wat een btw-nummer is, geef ik meerdere voorbeelden en laat ik zien hoe je ze controleert. Ook leer je wanneer je welk nummer gebruikt, waar je ze terugvindt en wat je doet bij nieuwe activiteiten of handel binnen de EU. Zo voorkom je fouten op facturen en gedoe met je aangifte.
Wat is een btw-nummer en wanneer krijg je het
Een btw-nummer, officieel het btw-identificatienummer of btw-id, is het unieke nummer waarmee je je richting klanten en leveranciers identificeert als ondernemer voor de btw. Na je inschrijving bij KVK beoordeelt de Belastingdienst of je ondernemer bent voor de btw. Is dat zo, dan ontvang je doorgaans binnen tien werkdagen twee brieven: één met je btw-id en één met je omzetbelastingnummer. Ook als je werkzaamheden doet die vaak zijn vrijgesteld, zoals bij sommige stichtingen en verenigingen, krijg je deze nummers toegewezen.
Btw-id en omzetbelastingnummer: het verschil
Het btw-id gebruik je in je externe communicatie. Het hoort op je facturen, je briefpapier en je website. Het omzetbelastingnummer gebruik je uitsluitend richting de Belastingdienst, bijvoorbeeld in correspondentie en aangiftes. Bij eenmanszaken is het omzetbelastingnummer afgeleid van het burgerservicenummer. Om je privacy te beschermen zit je bsn niet in je btw-id. Daarom zijn het voor een zzp’er twee verschillende nummers.
Het formaat van het Nederlandse btw-nummer met voorbeelden
Een Nederlands btw-id heeft een vaste opbouw: de landcode NL, gevolgd door negen cijfers, dan de letter B en tot slot twee controlecijfers. Daarmee bestaat het btw-id uit veertien tekens. Voor rechtspersonen is de cijferreeks gebaseerd op het RSIN. Bij eenmanszaken is de cijferreeks een door de Belastingdienst toegekend nummer zonder directe koppeling met je bsn.
Voorbeelden
Voorbeeld btw-id: NL123456789B01. Een veelgebruikt voorbeeld in documentatie is NL000099998B57. Beide voldoen aan het Nederlandse format. Voorbeeld omzetbelastingnummer voor een eenmanszaak: 111234567B01. Bij andere rechtsvormen is het omzetbelastingnummer gelijk aan het RSIN met een toevoeging, zonder de landcode NL ervoor.
Subnummers en meerdere activiteiten
De laatste twee cijfers na de B vormen een subnummer. B01 is gebruikelijk voor de hoofdactiviteit. Start je een aparte activiteit of vestiging, dan kan een extra btw-id met een ander subnummer worden toegekend. Dat betekent ook extra administratie en een aparte btw-aangifte voor die activiteit.
Gebruik in de praktijk, binnen en buiten de EU
Je vermeldt je btw-id op facturen, offertes, contracten en je website. Doe je zaken binnen de EU, dan is het btw-id essentieel. Het Europese VIES-systeem herkent en controleert btw-nummers, niet je omzetbelastingnummer. Voor OSS, het éénloketsysteem voor bepaalde grensoverschrijdende diensten en e-commerce, gebruik je eveneens je btw-id. Bij douaneprocessen wordt je btw-id gekoppeld aan je EORI-nummer, zodat je goederenstromen goed geregistreerd zijn.
Wil je snel meer weten over aangifte inrichten en insturen, lees dan verder op btw-aangifte. Ga je een btw-nummer van een relatie controleren of opzoeken, bekijk dan de uitleg en tips op btw-nummer opzoeken.
Zo vind en controleer je jouw nummer
Ben je je brief kwijt of weet je je nummer niet meer uit je hoofd, dan vind je beide nummers in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Log in met DigiD of eHerkenning, kies Btw en bekijk Btw-identificatienummer. Controleer buitenlandse btw-nummers via VIES. Nederlandse formats kun je ook zelf nalopen op de opbouw NL plus negen cijfers, de letter B en twee controlecijfers. Voor leveranciers en klanten geldt dat je het nummer op hun website of factuur kunt terugvinden en via VIES kunt verifiëren.
- Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk.
- Ga naar Btw.
- Lees je btw-id en je omzetbelastingnummer uit onder Btw-identificatienummer.
Let erop dat je omzetbelastingnummer nooit aan klanten doorgeeft. Voor internationale transacties is dit nummer niet geldig in VIES en leidt het tot foutmeldingen.
Extra btw-id aanvragen en veelvoorkomende uitzonderingen
Start je nieuwe activiteiten met een andere SBI-code of open je een tweede vestiging, dan kun je een extra btw-id aanvragen. Dat is niet verplicht, maar soms praktisch voor je administratieve scheiding. Weeg altijd de extra aangiftes en administratie af tegen het voordeel van duidelijke scheiding per activiteit. Voor specifieke situaties zonder KVK-inschrijving, zoals bepaalde informele verenigingen of buitenlandse rechtspersonen zonder vestiging, is aanmelden bij de Belastingdienst mogelijk. Lees meer achtergrond bij btw-nummer aanvragen zonder KVK.
Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling, dan kun je in veel gevallen het btw-id van je factuur weglaten. Controleer altijd de factuureisen die op jouw situatie van toepassing zijn. Bij vrijgestelde prestaties vermeld je ook geen btw op de factuur, maar het hebben van een btw-id kan alsnog van toepassing zijn.
Buitenlandse btw-nummers in de EU
Binnen de EU verschilt de opbouw per land. Duitsland gebruikt DE gevolgd door negen cijfers, België BE met hun eigen structuur. Spaties of blokjes in het nummer komen voor in de schrijfwijze, maar worden in VIES genegeerd. De controle via VIES geeft aan of het nummer geldig is en laat veelal de bijbehorende naam en adresgegevens zien. Voor interne controles in je administratie is dat een goede gewoonte, zeker wanneer je met intracommunautaire leveringen of diensten werkt.
Praktische tips uit de praktijk
In de praktijk zie ik dat fouten vooral ontstaan bij het vermelden van het verkeerde nummer op facturen of webshops. Controleer na ontvangst van je brieven van de Belastingdienst of je op al je sjablonen het btw-id hebt staan en niet per ongeluk het omzetbelastingnummer. Bewaar je nummers centraal in je boekhoudpakket, zodat teamleden altijd dezelfde gegevens gebruiken. Bij internationale handel maak ik er een standaardstap van om nieuwe leveranciers in VIES te checken en een print of pdf van de controle in het dossier te bewaren. Dat voorkomt gedoe bij controles en geeft je bewijs achteraf.
Conclusie
Een btw-nummer is onmisbaar voor professionele facturen en zakendoen, zeker over de grens. Onthoud het verschil tussen btw-id en omzetbelastingnummer, gebruik het juiste format en controleer nieuwe relaties via VIES. Vind je nummers snel terug in Mijn Belastingdienst Zakelijk en regel alleen een extra btw-id als de administratie daarom vraagt. Met de voorbeelden en stappen uit dit artikel voorkom je de meest gemaakte fouten en werk je met vertrouwen aan je volgende factuur.
Hoe ziet een Nederlands btw-nummer eruit
Een Nederlands btw-nummer begint met NL, gevolgd door negen cijfers, de letter B en twee controlecijfers. Voorbeeld: NL123456789B01. Een veelgebruikt demonstratievoorbeeld is NL000099998B57. Het nummer telt veertien tekens. Schrijfwijzen met spaties zijn soms zichtbaar op websites, maar in systemen zoals VIES controleer je het nummer doorgaans aaneengesloten zonder spaties.
Wat is het verschil tussen btw-nummer en omzetbelastingnummer
Het btw-nummer, oftewel het btw-identificatienummer, gebruik je richting klanten en leveranciers en zet je op facturen en je website. Je omzetbelastingnummer gebruik je alleen richting de Belastingdienst. Bij eenmanszaken is het omzetbelastingnummer gebaseerd op het bsn, bij rechtspersonen op het RSIN. Deel je omzetbelastingnummer niet met klanten.
Waar vind ik mijn btw-nummer terug
Je vindt je btw-nummer in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Log in met DigiD of eHerkenning, kies Btw en bekijk Btw-identificatienummer. Na inschrijving bij KVK ontvang je daarnaast binnen ongeveer tien werkdagen brieven van de Belastingdienst met zowel je btw-id als je omzetbelastingnummer. Bewaar deze brieven goed als referentie.
Mag ik mijn omzetbelastingnummer op facturen zetten
Nee, op facturen vermeld je je btw-nummer. Je omzetbelastingnummer gebruik je alleen in communicatie met de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij je aangifte. Het delen van je omzetbelastingnummer met klanten kan tot verwarring leiden en is onnodig. Gebruik altijd het btw-id op je factuur, briefpapier en website.
Hoe controleer ik het btw-nummer van een klant of leverancier
Controleer Europese btw-nummers via VIES, de online database van de Europese Commissie. Voer het btw-nummer inclusief landcode in en verifieer of de naam en adresgegevens overeenkomen. Voor Nederlandse relaties kun je het nummer op hun factuur of website vinden en via VIES valideren. Bewaar een bewijs van de controle in je administratie.
