Je wilt een btw nummer opzoeken omdat je je eigen nummer even kwijt bent of omdat je het nummer van een nieuwe klant wilt controleren. Begrijpelijk, maar er is geen openbare lijst waarin je zomaar alle btw nummers vindt. In dit artikel laat ik je zien waar je jouw eigen btw gegevens terugvindt, hoe je het nummer van een klant netjes opvraagt en hoe je met VIES controleert of een btw nummer geldig is. Ook leg ik kort het verschil uit tussen btw id, omzetbelastingnummer en RSIN.
Wat is een btw id en wat is een omzetbelastingnummer
Als je bij KVK bent ingeschreven, beoordeelt de Belastingdienst of je ondernemer voor de btw bent. Krijg je groen licht, dan ontvang je twee nummers. Je btw id gebruik je richting klanten en leveranciers en zet je op je facturen en website. Het heeft de vorm NL123456789B01. Je omzetbelastingnummer gebruik je alleen richting de Belastingdienst. Dat nummer kan jouw burgerservicenummer bevatten als je zzp’er bent. Deel dit nummer daarom niet met klanten en gebruik het niet om te zoeken of te controleren.
Je eigen btw nummer opzoeken in Mijn Belastingdienst Zakelijk
Ben je je nummers kwijt, dan vind je ze in het ondernemersportaal van de Belastingdienst. In mijn praktijk is dit veruit de snelste route en voorkom je misverstanden met verouderde gegevens.
- Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk met DigiD of eHerkenning.
- Kies in het menu voor Btw.
- Open het onderdeel Btw identificatienummer.
- Je ziet direct je btw id en je omzetbelastingnummer.
Controleer meteen of je btw id correct op je factuursjabloon staat en of het nummer op je website vermeld is. Wil je daarna btw berekenen op je prijzen, bekijk dan deze uitleg over btw berekenen of lees praktisch mee bij het doen van btw aangifte.
Het btw nummer van een klant of leverancier vinden
Een btw nummer opzoeken van een ander bedrijf kan niet via een centrale database. De Belastingdienst, KVK en RVO geven deze gegevens niet vrij. Vraag het nummer aan je klant of leverancier en controleer documenten waarop het vaak staat, zoals de offerte, de algemene gegevens op de website of de factuur. Werkt het bedrijf internationaal, dan is het btw id vrijwel altijd in de footer of op de contactpagina te vinden. Ontvang je het nummer niet via openbare kanalen, vraag het dan rechtstreeks aan je contactpersoon. Zo werk je zorgvuldig en voldoe je aan je administratieve verplichtingen.
Een btw nummer controleren met VIES
Heb je het nummer, controleer het dan via de zoekmachine van de Europese Commissie, VIES. Dit systeem raadpleegt de nationale btw databases en geeft terug of een nummer geldig is voor transacties binnen de EU.
- Open VIES en selecteer het land van de klant.
- Vul het btw nummer exact in en let op hoofdletters en volgorde.
- Optioneel kun je jouw eigen btw id invullen voor een wederzijdse verificatie.
- Verifieer en bewaar het resultaat als pdf of print bij je factuur.
Krijg je een ongeldige respons, dan kan het nummer niet bestaan, nog niet voor intracommunautaire transacties geactiveerd zijn of er is tijdelijk geen synchronisatie. Vraag je klant om bevestiging van de eigen belastingdienst of controleer later opnieuw. Valt het systeem even uit, probeer het dan op een ander moment. Deel nooit je omzetbelastingnummer in VIES en voer daar alleen je btw id in.
RSIN en andere nummers
RSIN staat voor Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer. Overheidsorganisaties gebruiken dit om gegevens uit te wisselen. Je vindt het op het KVK uittreksel en soms op de website van de rechtspersoon. Eenmanszaken hebben geen RSIN. Verwissel RSIN niet met het btw id of het omzetbelastingnummer, want de functies en vindplaatsen verschillen.
Praktijkervaring
In mijn werk zie ik dat de meeste fouten ontstaan door het kopiëren van verouderde gegevens. Mijn tip is om bij nieuwe klanten het btw nummer direct bij de eerste opdracht te vragen en de VIES validatie te bewaren in je dossier. Zo voorkom je correcties achteraf en discussie over btw verleggen.
Een btw nummer opzoeken begint bij de juiste plek. Je eigen nummers vind je snel in Mijn Belastingdienst Zakelijk, het nummer van je klant vraag je bij het bedrijf zelf op en controleer je met VIES. Bewaar de validatie bij je factuur en gebruik altijd je btw id richting klanten. Wil je daarna prijzen of aangiftes controleren, lees verder over btw.
Hoe kan ik mijn eigen Btw nummer opzoeken als ik het kwijt ben
Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk met DigiD of eHerkenning, kies Btw en open Btw identificatienummer. Daar zie je zowel je btw id als je omzetbelastingnummer. Controleer daarna of je btw id op je facturen en website staat en bewaar de gegevens in je administratiedossier.
Waar kan ik het Btw nummer opzoeken van een klant of leverancier
Er is geen openbare database. Kijk op de website, offerte of factuur van het bedrijf of vraag het nummer direct bij je contactpersoon op. Controleer het ontvangen nummer vervolgens in VIES en bewaar de bevestiging bij je factuur, vooral bij leveringen binnen de EU.
Wat betekent een ongeldige respons in VIES bij het Btw nummer opzoeken
Ongeldig kan betekenen dat het nummer niet bestaat, nog niet is geactiveerd voor EU transacties of dat de nationale database niet actueel is. Vraag je klant om bevestiging bij de eigen belastingdienst en probeer later opnieuw. Bewaar bij een geldige check altijd een print of pdf als bewijs.
Wat is het verschil tussen btw id en omzetbelastingnummer bij het Btw nummer opzoeken
Je btw id gebruik je richting klanten en leveranciers en zet je op facturen en je website. Het omzetbelastingnummer gebruik je alleen richting de Belastingdienst en deel je niet extern. Bij zzp’ers bevat het omzetbelastingnummer het bsn, het btw id niet. Gebruik in VIES altijd het btw id.
Mag ik mijn omzetbelastingnummer gebruiken om een Btw nummer opzoeken of te controleren
Gebruik voor zoeken of controleren nooit je omzetbelastingnummer. Dat nummer is bedoeld voor communicatie met de Belastingdienst. Deel en controleer uitsluitend btw id’s. Voor klanten in de EU controleer je het nummer via VIES en bewaar je de bevestiging bij je administratie.
