Je stopt met ondernemen, gaat in loondienst of verandert van rechtsvorm en vraagt je af hoe je je btw nummer moet opzeggen. Logisch, want er komt meer bij kijken dan alleen uitschrijven bij KVK. In dit artikel neem ik je stap voor stap mee: van uitschrijven tot laatste btw aangifte, fiscale aandachtspunten en wat je met je administratie doet. Je leest ook veelgemaakte fouten die ik in de praktijk vaak zie en hoe je die voorkomt. Zo sluit je je onderneming netjes af en voorkom je verrassingen achteraf.
Wanneer zeg je je btw nummer op?
Je zegt je btw nummer op zodra je definitief stopt met je onderneming. Dat kan omdat je geen opdrachten meer hebt, overstapt naar loondienst, je bedrijf overdraagt, je rechtsvorm wijzigt of in bijzondere situaties zoals overlijden of faillissement. Bij een rechtsvormwijziging ziet de Belastingdienst dit vaak als staking van de oude onderneming. Dat betekent dat je btw positie verandert en je btw nummer wordt beëindigd of vervangen.
Let op dat je btw nummer pas echt wordt stopgezet nadat de Belastingdienst je uitschrijving heeft verwerkt. In de tussentijd kun je nog berichten of uitnodigingen voor aangifte ontvangen. Die moet je gewoon afronden.
Stappenplan: zo regel je het correct
1. Uitschrijven bij KVK
Schrijf je bedrijf uit in het Handelsregister. KVK geeft je uitschrijving automatisch door aan de Belastingdienst. Dit start het proces om je btw nummer te beëindigen. Controleer vooraf wat uitschrijven betekent voor lopende verplichtingen zoals bankrekeningen, verzekeringen, vergunningen en contracten.
2. Wacht op brief van de Belastingdienst
Na je KVK uitschrijving ontvang je een brief met instructies. Daarin staat of je nog een laatste tijdvak moet aangeven, welke termijnen gelden en vanaf welke datum je voor de btw bent gestopt. Soms vraagt de Belastingdienst nog om aanvullende gegevens of een suppletie als eerdere aangiftes gecorrigeerd moeten worden.
3. Doe je laatste btw aangifte
Dien de laatste aangifte tijdig in. Daarin verwerk je niet alleen omzet en kosten tot de stopdatum, maar ook fiscale eindafrekeningen. Denk aan btw over voorraden en bedrijfsmiddelen die je privé gaat gebruiken of verkoopt, en eventuele herziening van voorbelasting. Pas na ontvangst en verwerking van deze aangifte wordt je btw nummer definitief beëindigd.
4. Rond overige belastingzaken af
Na de btw volgt de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting over het laatste jaar. Bewaar alle correspondentie en de definitieve bevestiging dat je voor de btw bent uitgeschreven. Dat is later handig bij controles of als er toch nog een bericht binnenkomt.
Fiscale aandachtspunten bij het opzeggen
Voorraden en bedrijfsmiddelen
Stop je en neem je goederen of middelen privé over, dan wordt dat fiscaal gezien als een levering aan jezelf. Je berekent dan btw over de waarde in het economisch verkeer. Verkoop je ze aan een derde, dan reken je btw zoals normaal. Zorg dat facturen en waarderingen netjes zijn onderbouwd.
Herziening van voorbelasting
Heb je eerder btw afgetrokken op investeringen, dan kan herziening spelen. Voor roerende zaken (zoals apparatuur) geldt meestal een herzieningsperiode van vijf jaren, voor onroerend goed tien jaren. Stop je binnen die periode of verandert het gebruik, dan moet je een deel van de eerder afgetrokken btw terugbetalen of juist extra terugvragen. Reken dit zorgvuldig door om verrassingen te voorkomen.
Openstaande facturen en correcties
Openstaande uitgaande facturen die je na je stopdatum incasseert, horen nog bij de laatste btw aangifte. Creditnota’s en correcties verwerk je ook in die slotaangifte of via een suppletie. Controleer of je alle periodieke abonnementen en licenties hebt beëindigd, zodat er geen nieuwe facturen ontstaan.
Kleineondernemersregeling
Gebruik je de KOR, dan eindigt die automatisch wanneer je bedrijf stopt. Heb je vlak voor het einde investeringen gedaan of levering verricht, kijk dan of de KOR-gevolgen goed zijn verwerkt. Meer achtergrond vind je in onze uitleg over de regeling: kleineondernemersregeling.
Administratie en bewaarplicht
Na het opzeggen van je btw nummer blijft de bewaarplicht gelden. In het algemeen bewaar je je administratie zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en sommige EU-verkopen kan een termijn van tien jaar gelden. Digitaal bewaren mag, mits de bestanden volledig, leesbaar en controleerbaar blijven met de gebruikte software.
Bewaar in elk geval je kas- en bankadministratie, inkoop- en verkoopadministratie, contracten, correspondentie met de Belastingdienst en de definitieve uitschrijf- en bevestigingsbrieven. Een sluitende administratie voorkomt discussie en omkering van de bewijslast.
Medewerkers en praktische zaken
Heb je personeel, dan beëindig je de loonadministratie netjes. Denk aan tijdige aanzegging, transitievergoedingen en afmelding als werkgever. Geef het eindigen van dienstverbanden en de laatste loonheffingen door conform de regels. Sluit verder je zakelijke bankrekening pas nadat alle betalingen, teruggaven en aanslagen zijn verwerkt. Zeg verzekeringen, abonnementen, domeinen en vergunningen op en documenteer alles in je dossier.
Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt
- Te laat of onvolledig uitschrijven, waardoor je aangifteverplichtingen doorlopen en boetes kunnen ontstaan.
- Vergeten btw te berekenen over privéonttrekking van voorraad of middelen.
- Geen herziening toepassen op investeringen binnen de herzieningsperiode.
- Administratie niet compleet of niet volgens bewaarplicht bewaren.
- Denken dat de KVK uitschrijving automatisch alle aangiftes afrondt, terwijl de slotaangifte nog moet gebeuren.
Bijzondere situaties
Tijdelijk minder of geen activiteiten
Heb je tijdelijk geen omzet, dan hoef je je btw nummer niet meteen op te zeggen. Meld wel tijdig nihil aangiftes aan en voorkom naheffingen. Stop je definitief, volg dan het stappenplan hierboven.
Rechtsvormwijziging of overdracht
Bij een overstap van eenmanszaak naar bv of bij overdracht kan sprake zijn van een staking van de oude onderneming. Dat brengt slotafrekeningen met zich mee. Laat vooraf doorrekenen wat het betekent voor btw en inkomsten- of vennootschapsbelasting. Zo voorkom je dat de timing ongunstig uitpakt.
Faillissement of overlijden
Bij faillissement handelt de curator de btw zaken af. Bij overlijden nemen erfgenamen of zaakwaarnemers de fiscale verplichtingen over. In beide gevallen blijven de regels voor slotaangifte, herziening en bewaarplicht in de kern hetzelfde, maar de procedure is formeler en termijngevoelig.
Handige bronnen en tools
Wil je je laatste aangifte soepel afronden, bekijk dan onze overzichtspagina over btw aangifte: btw aangifte. Twijfel je of je het juiste nummer gebruikt op je facturen en website, zie de uitleg en checks bij btw nummer opzoeken. Meer basisbegrippen en achtergrond vind je op Belastingdienst btw.
Persoonlijke tip uit de praktijk
In de dossiers die ik begeleid, levert vooral de herziening van investeringen verrassingen op. Plan daarom je stopdatum niet op goed geluk, maar na een korte haalbaarheidscheck: welke investeringen lopen nog in de herzieningsperiode, welke voorraden neem je privé over en wat betekent dat in euro’s? Dat halfuurtje rekenen verdient zich vrijwel altijd terug.
Je btw nummer opzeggen is meer dan een administratieve formaliteit. Met een zorgvuldige KVK uitschrijving, een complete laatste btw aangifte en aandacht voor herziening, voorraad en bewaarplicht sluit je je onderneming netjes af. Neem de tijd om alles te documenteren, rond openstaande posten af en bewaar je stukken goed. Twijfel je over een stap of bijzondere situatie, laat je dan vooraf adviseren. Dat voorkomt onnodige kosten en geeft rust bij het afronden.
Gebruik de bronnen in dit artikel om je slotaangifte en administratieve nazorg efficiënt te regelen. Zo kun je met een gerust gevoel door naar je volgende stap.
Hoe kan ik mijn btw nummer opzeggen?
Schrijf je eerst uit bij KVK. KVK geeft dit door aan de Belastingdienst, die je vervolgens een brief stuurt met instructies. Dien je laatste btw aangifte in, inclusief eventuele eindafrekeningen en herzieningen. Pas na verwerking daarvan wordt je btw nummer definitief beëindigd. Bewaar de bevestigingsbrief en alle relevante administratie.
Hoelang duurt het opzeggen van een btw nummer?
Reken op enkele weken. Na je KVK uitschrijving volgt een brief van de Belastingdienst met de laatste aangiftetermijn. Zodra die aangifte is ontvangen en verwerkt, volgt de bevestiging dat je btw nummer is stopgezet. Tussentijds kun je nog aangifteverzoeken krijgen; dien die op tijd in om boetes te voorkomen.
Moet ik administratie bewaren na het opzeggen van mijn btw nummer?
Ja. De algemene bewaartermijn is zeven jaar. Voor onroerende zaken en bepaalde EU transacties geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, mits compleet, leesbaar en controleerbaar. Bewaar in elk geval inkoop- en verkoopadministratie, bankgegevens, contracten en de bevestigingen van KVK en Belastingdienst.
Wat als ik personeel heb bij het opzeggen van mijn btw nummer?
Rond de loonadministratie netjes af: tijdige aanzeggingen, transitievergoedingen en laatste aangiften loonheffingen. Meld je beëindiging als werkgever conform de regels en documenteer alles. Vergeet niet contracten, verzekeringen en voorzieningen te evalueren en waar nodig te beëindigen of over te dragen.
Wat is het verschil tussen btw id en omzetbelastingnummer bij opzeggen?
Het btw id gebruik je extern op facturen en je website; het omzetbelastingnummer gebruik je richting de Belastingdienst. Bij het opzeggen beëindigt de Belastingdienst je btw id na de slotaangifte. Je ontvangt een schriftelijke bevestiging. Zorg dat je in de laatste fase de juiste nummers op de juiste plaatsen blijft gebruiken.
