Je wilt starten als freelancer of je runt een kleinschalige activiteit, maar inschrijven bij KVK voelt nog te vroeg. Toch heb je een btw nummer nodig voor je facturen of om kosten met btw te kunnen terugvragen. Goed nieuws, je kunt in bepaalde situaties een btw nummer aanvragen zonder KVK. In dit artikel lees je wanneer dat kan, voor wie het OSO formulier is bedoeld, hoe je de aanvraag stap voor stap regelt en wat je daarna administratief moet bijhouden. Ik deel ook praktijkervaring en veelgemaakte fouten zodat jij het direct goed doet.
Wanneer kun je een btw nummer aanvragen zonder KVK
De Belastingdienst biedt een route voor ondernemers die niet worden ingeschreven in het Handelsregister. Denk aan informele verenigingen, stille maatschappen zonder onderneming, open fondsen voor gemene rekening, overige samenwerkingsverbanden en eenmansactiviteiten die volgens het Handelsregister niet als onderneming gelden. Val je in zo een categorie, dan kun je je rechtstreeks bij de Belastingdienst aanmelden en een btw nummer aanvragen zonder KVK.
Er is bovendien een registratiedrempel voor heel kleine activiteiten. Ben je niet inschrijfplichtig bij KVK en blijft je omzet onder de door de Belastingdienst gehanteerde grens, dan hoef je je niet altijd als btw ondernemer te registreren. Twijfel je of je onder deze drempel valt of toch ondernemer voor de btw bent, laat de Belastingdienst je situatie beoordelen. Dat voorkomt gedoe achteraf.
Voor wie is het OSO formulier bedoeld
Het formulier Opgaaf startende onderneming is bedoeld voor Nederlandse situaties zonder Handelsregister inschrijving. Woon of vestig je in het buitenland of heb je een buitenlandse rechtsvorm zonder Nederlandse vestiging, gebruik dan het formulier Aanmelding onderneming buitenland. Heb je uitsluitend zonnepanelen, dan bestaat er een aparte opgaaf voor zonnepaneelhouders.
Zo vraag je het aan bij de Belastingdienst
Je vraagt een btw nummer zonder KVK aan via het formulier Opgaaf startende onderneming. Download de pdf, vul deze op je computer in met een recente versie van Adobe Reader, print, onderteken en verstuur per post. Mijn ervaring is dat mensen die het formulier eerst opslaan en daarna openen de minste invulproblemen hebben.
Stap voor stap met het OSO formulier
Vul je persoonsgegevens, activiteit en verwachte omzet in en geef aan wanneer je start. Controleer vooral je correspondentieadres en bankgegevens. Print en onderteken het formulier. Verstuur het naar Postbus 2891, 6401 DJ Heerlen. De Belastingdienst verwerkt je opgaaf doorgaans binnen ongeveer tien werkdagen. Je ontvangt vervolgens bericht per post met de belastingen die op jou van toepassing zijn en, indien je als btw ondernemer wordt aangemerkt, je nummers.
Wat krijg je precies na goedkeuring
Je ontvangt twee nummers. Het btw identificatienummer is voor contact met klanten en op je facturen en website. Daarnaast krijg je een omzetbelastingnummer dat je gebruikt in communicatie met de Belastingdienst. Bewaar de brieven goed en activeer waar mogelijk je toegang tot Mijn Belastingdienst Zakelijk om je gegevens terug te vinden.
Btw ID, omzetbelastingnummer en KVK nummer het verschil
Het btw ID gebruik je extern, bijvoorbeeld op facturen en je website. Het omzetbelastingnummer gebruik je richting de Belastingdienst. Een KVK nummer toont je inschrijving in het Handelsregister en is iets anders dan een btw nummer. Bestaat er twijfel over je ondernemersstatus, dan neemt de Belastingdienst contact op.
Controleren en publiceren
Je mag je btw ID publiceren, je omzetbelastingnummer niet. Wil je een btw nummer controleren, gebruik dan het VIES systeem van de EU of lees onze uitleg over controle op btw nummer opzoeken. Let op dat je echt het btw ID invoert, niet het interne nummer.
Verplichtingen na je aanvraag
Als je een btw nummer aanvraagt zonder KVK en je wordt ondernemer voor de btw, dan moet je periodiek aangifte doen, facturen met het juiste btw tarief uitreiken en je administratie bijhouden. Overweeg de kleineondernemersregeling als je omzet beperkt blijft. Aanmelden voor de KOR kan pas nadat je je btw ID hebt ontvangen. Voor hulp bij je aangifte en deadlines kun je onze gids raadplegen over btw aangifte.
Facturen moeten onder meer je naam, adres, je btw ID, datum, omschrijving en het toegepaste btw tarief bevatten. Een duidelijke administratie scheelt tijd en voorkomt boetes. Twijfel je over wat btw is en wanneer je het moet berekenen, bekijk dan ook de basisuitleg op wat is btw.
Veelgemaakte fouten en tips uit de praktijk
In mijn werk als adviseur zie ik vertraging vooral ontstaan door onvolledige omschrijvingen van de activiteit en adresfouten. Beschrijf je werkzaamheden concreet en consistent met je offerte of website. Verstuur het formulier niet vanaf een smartphone maar vanaf een computer en zorg dat je de meest recente Adobe Reader gebruikt om invulfouten te voorkomen.
Gebruik het juiste formulier voor jouw situatie. Heb je een buitenlands adres, neem dan niet het OSO formulier. Begin pas met factureren met btw als je zeker weet dat je ondernemer voor de btw bent. Tot slot, check na ontvangst meteen of je nummer zichtbaar is waar dat moet, zoals op je website en je facturen, en plan direct je eerste aangifte in.
Een btw nummer aanvragen zonder KVK kan dus prima, mits je onder de doelgroepen van het OSO formulier valt. Met een correcte aanvraag, heldere activiteit en complete gegevens ontvang je doorgaans snel je btw ID en kun je verantwoord starten. Blijf daarna bij met je facturen en aangiftes en schakel tijdig hulp in als iets onduidelijk is.
Kan ik als freelancer een btw nummer aanvragen zonder KVK
Ja, dat kan in specifieke situaties via het formulier Opgaaf startende onderneming. De Belastingdienst beoordeelt of jij ondernemer bent voor de btw. Voldoe je aan de voorwaarden, dan ontvang je per post je btw ID. Twijfel je, laat dan je situatie toetsen voordat je een btw nummer aanvraagt zonder KVK.
Hoe lang duurt het voordat ik mijn btw ID ontvang
Na het indienen van het OSO formulier is de verwerking bij de Belastingdienst meestal binnen ongeveer tien werkdagen. Reken in de praktijk op een tot enkele weken, omdat postverzending ook tijd kost. Je krijgt per brief bericht over je btw nummer en de belastingen die op jou van toepassing zijn.
Wat is het verschil tussen btw ID, omzetbelastingnummer en KVK nummer
Je btw ID gebruik je extern op facturen en website. Je omzetbelastingnummer gebruik je alleen richting de Belastingdienst. Een KVK nummer bewijst inschrijving in het Handelsregister en staat los van btw. Je kunt een btw nummer aanvragen zonder KVK als je onder de OSO doelgroepen valt.
Heb ik altijd een btw nummer nodig bij kleine omzet of zonnepanelen
Er bestaat een registratiedrempel voor zeer kleine activiteiten die niet bij KVK staan ingeschreven. Blijf je daaronder, dan hoef je je soms niet als btw ondernemer aan te melden. Voor uitsluitend zonnepanelen gebruik je een aparte opgaaf. Twijfel je, vraag de Belastingdienst om beoordeling voordat je een btw nummer aanvraagt zonder KVK.
Ik woon in het buitenland, kan ik via OSO een btw nummer aanvragen
Nee, het OSO formulier is voor Nederlandse ondernemingen zonder Handelsregister inschrijving. Heb je een buitenlands woon of vestigingsadres of een buitenlandse rechtsvorm, gebruik dan Aanmelding onderneming buitenland. Voldoe je aan de eisen, dan kun je alsnog een btw nummer aanvragen zonder KVK via die route.
