Btw factuur

Je levert een opdracht af, zet de factuur klaar en dan komt de vraag: staat alle verplichte btw-informatie er wel op? Iedereen die onder de btw valt, moet correcte btw-facturen uitreiken. In dit artikel leg ik in heldere stappen uit wat een btw factuur is, wanneer je moet factureren en welke gegevens verplicht zijn. Ook bespreek ik situaties met een factuur zonder btw, de verleggingsregeling, digitale facturen, bewaarplicht, afronding en veelgemaakte fouten die ik in de praktijk zie. Zo stuur je met vertrouwen de juiste factuur uit.

Wat is een btw factuur?

Een btw factuur is een factuur waarop duidelijk staat welk btw-bedrag in rekening is gebracht en onder welk btw-nummer dat gebeurt. Dit document is onmisbaar voor jouw administratie en voor de btw-aangifte van jou en je zakelijke klant. Lever je vrijgestelde prestaties of valt de btw onder verlegging, dan vermeld je dat expliciet op de factuur in plaats van een btw-bedrag.

Wanneer moet je een btw factuur uitreiken?

Lever je goederen of diensten aan een andere ondernemer, dan factureer je. Dat geldt ook bij vooruitbetalingen, behalve bij specifieke intracommunautaire vooruitbetalingen voor goederen. Aan particulieren factureer je wanneer je gebruikelijke zakelijke verkoopprocessen dat vragen, maar voor btw-doeleinden is een factuur met btw nog steeds vereist als je btw in rekening brengt. Verstuur de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand van levering of dienst.

Verplichte gegevens op een btw factuur

De kern is eenvoudig: een factuur moet herleidbaar, controleerbaar en rekenkundig kloppend zijn. In mijn praktijk zie ik dat het misgaat door het overslaan van één detail. Controleer daarom steeds de volgende elementen:

1. Juridische naam en adres van jou en je afnemer. Vermeld de feitelijke vestigingsplaats, geen postbus.

2. Jouw btw-identificatienummer en, indien relevant, dat van de klant. Weet je het niet zeker, zoek het btw-nummer op en controleer het.

3. KVK-nummer als je bent ingeschreven.

4. Factuurdatum en een uniek, opeenvolgend factuurnummer.

5. Duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, inclusief hoeveelheid of omvang.

6. Datum van levering of van de ontvangen vooruitbetaling, als die afwijkt van de factuurdatum.

7. Bedragen exclusief btw, het toepasselijke btw-tarief per post en het btw-bedrag per tarief.

8. Het totaalbedrag inclusief btw.

Werk je binnen een fiscale eenheid? Vermeld dan het btw-identificatienummer van het onderdeel dat de prestatie levert en de naam van dat onderdeel voor een sluitende administratie.

Kleine bedragen en vereenvoudigde factuur

Bij lage bedragen kan een vereenvoudigde factuur volstaan. Je vermeldt dan minder gegevens, maar wel genoeg om het btw-bedrag en tarief te herleiden, naast datum, leverancier en omschrijving. Dit is handig voor toonbankverkopen en kleine diensten. Twijfel je of jouw verkoop binnen de uitzonderingen valt, controleer dan de actuele drempels en voorwaarden.

Buitenland en btw verlegd

Zakendoen met het buitenland vraagt om extra aandacht. Bij B2B-leveringen binnen de EU pas je vaak de verleggingsregeling toe: je brengt geen btw in rekening en zet duidelijk ‘btw verlegd’ met een verwijzing naar de relevante regeling. Lees praktisch verder in onze gids btw verlegd. Lever je buiten de EU of exporteer je goederen, bewaar dan bewijsstukken van uitvoer en let op de regels per land.

Digitale factuur, bewaarplicht en termijnen

Je mag op papier of digitaal factureren. Voor digitale facturen geldt dat de afnemer akkoord is en dat je de echtheid, integriteit en leesbaarheid borgt. Bewaar facturen ordelijk gedurende de wettelijke bewaartermijn. Reken er in de praktijk op dat de leesbaarheid ook na jaren nog snel controleerbaar moet zijn.

Btw berekenen, tarieven en afronden

In Nederland zijn de gangbare tarieven 0, 9 en 21 procent. Reken altijd vanuit het bedrag exclusief btw en toon de btw per tarief apart. Komt de berekening uit op meer dan twee decimalen, rond dan het btw-bedrag af op twee decimalen. Twijfel je over het juiste tarief of wil je snel terugrekenen, gebruik de hulpmiddelen bij btw berekenen en raadpleeg toelichtingen per sector.

Uitzonderingen, vrijstellingen en KOR

Voor bepaalde prestaties geldt een vrijstelling, zoals veel onderwijs- en zorgdiensten. In dat geval zet je geen btw op de factuur en vermeld je de reden van de vrijstelling. Neem je deel aan de Kleineondernemersregeling, dan breng je geen btw in rekening en vermeld je dat je KOR toepast. Let erop dat afnemers in die gevallen geen voorbelasting kunnen terugvragen.

Veelgemaakte fouten en tips uit de praktijk

De fouten die ik het vaakst tegenkom zijn verrassend basaal: het overslaan van de leverdatum, het gebruiken van een oud btw-nummer, of één factuur met dubbele nummering in een nieuw boekjaar. Nog een klassieker is het samenvoegen van verschillende btw-tarieven onder één totaal, waardoor de klant de voorbelasting niet netjes kan verwerken. Mijn advies: werk met een vaste factuurroutine, controleer btw-nummer en tarief per regel, en voeg bij verlegging altijd een duidelijke tekstregel toe. Tot slot, verstuur op tijd en leg vast wanneer en hoe de factuur is verzonden. Dat scheelt discussie bij controles en versnelt de betaling.

Wil je na het factureren soepel je aangifte invullen, bekijk dan ook onze handleiding voor btw-aangifte.

Conclusie

Een correcte btw factuur is geen doel op zich maar wel de basis voor een gezonde administratie. Met de juiste gegevens, op tijd verstuurd en helder over tarief, vrijstelling of verlegging, voorkom je gedoe achteraf. Houd een vaste checklist aan, rond bedragen netjes af en bewaar alles leesbaar. Zo maak je btw simpel werkbaar, elke keer weer.