Je verkoopt voor het eerst aan een klant in Duitsland of krijgt een factuur uit de Verenigde Staten en vraagt je af wat je met de btw moet doen. Reken je 0 procent, verleg je de btw of moet je in een ander land aangifte doen? In dit artikel leg ik in begrijpelijke taal uit hoe btw buitenland werkt voor goederen en diensten, binnen en buiten de EU. Je krijgt praktische voorbeelden, veelgemaakte fouten en mijn eigen tips uit de adviespraktijk. Zo weet je precies welke stappen je neemt, welke bewijsstukken je bewaart en hoe je problemen met naheffingen voorkomt.
Wat betekent btw in het buitenland voor jouw bedrijf
Bij grensoverschrijdend zakendoen draait btw om drie vragen. Lever je goederen of diensten, is je afnemer ondernemer of particulier, en vindt de prestatie plaats binnen de EU of daarbuiten. Deze combinatie bepaalt waar de btw verschuldigd is, of je een 0 procent tarief mag toepassen, de btw verlegt, of juist buitenlandse btw in rekening brengt. De basisregel voor diensten tussen ondernemers is dat de btw verschuift naar het land van de afnemer. Voor goederen is vervoer doorslaggevend: binnen de EU spreken we van intracommunautaire leveringen en verwervingen, buiten de EU van uitvoer en invoer.
Goederen binnen de EU: leveren en inkopen
Intracommunautaire levering met 0 procent
Lever je goederen aan een ondernemer in een andere EU lidstaat en worden de goederen daadwerkelijk naar die lidstaat vervoerd, dan geldt meestal 0 procent btw. Voorwaarden zijn essentieel: controleer het btw identificatienummer van je klant in VIES, leg vervoer en ontvangst goed vast en factureer met vermelding van de regeling. Je noemt de omzet in je btw aangifte en je doet een opgaaf ICP. In mijn praktijk zie ik dat fouten hier vrijwel altijd te maken hebben met ontbrekende transportbewijzen of een niet geverifieerd btw nummer.
Intracommunautaire verwerving: btw zelf aangeven
Koop je binnen de EU goederen in die naar Nederland worden vervoerd, dan ontvang je doorgaans een factuur zonder btw. In Nederland geef je de btw aan en trek je die, als je recht op aftrek hebt, in dezelfde aangifte als voorbelasting af. Het per saldo effect is neutraal, maar alleen als je de bedragen in de juiste rubrieken opneemt en je administratie aansluit. Let op bijzondere goederen en uitzonderingen, daar kunnen afwijkende plaatsbepalingsregels gelden.
ABC leveringen in het kort
Bij ketenverkopen met drie partijen in verschillende lidstaten is maar één levering de vervoerlevering. De overige levering is binnenlands in het land van aankomst. De vereenvoudigde ABC regeling kan een extra registratie voorkomen, mits de tussenhandelaar aan specifieke voorwaarden voldoet en de juiste vermelding op de factuur zet. Overleg tijdig met je boekhouder zodat facturen, vervoer en opgaven naadloos op elkaar aansluiten.
Goederen buiten de EU: export en import
Uitvoer met 0 procent en bewijslast
Bij export naar landen buiten de EU factureer je doorgaans met 0 procent. Je moet dan wel overtuigend aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten. Denk aan douanedocumenten, vervoersdocumenten en betalingsbewijzen. Bij afhalen door een buitenlandse klant gebruik je een deugdelijke afhaalverklaring en aanvullende bewijsstukken. Zonder bewijs vervalt het 0 procent tarief en volgt naheffing.
Invoer, douanewaarde en artikel 23
Bij import betaal je btw in het land waar de goederen de EU binnenkomen. De heffingsgrondslag is de douanewaarde vermeerderd met bepaalde kosten tot aan de plaats van bestemming. Importeer je regelmatig via Nederland, overweeg dan een artikel 23 vergunning. Daarmee verleg je de invoerbtw naar je Nederlandse aangifte en voorkom je liquiditeitsdruk. In de praktijk levert dit voor veel bedrijven een directe kasvoordeel op, mits de aangifte en de douanegegevens op elkaar aansluiten.
Diensten over de grens
B2B: btw verleggen naar de afnemer
Lever je diensten aan ondernemers in andere EU landen, dan is de plaats van dienst meestal het land van je klant. Je brengt geen btw in rekening en vermeldt dat de btw is verlegd. Ook hier is het btw identificatienummer op de factuur en een opgaaf ICP noodzakelijk. Voor bepaalde diensten, zoals werkzaamheden aan onroerend goed, personenvervoer of catering, gelden afwijkende regels. Check die vooraf en leg gemaakte keuzes vast in je dossier.
Wil je meer verdieping over factureren met verleggingsregeling en voorbeelden, bekijk dan onze uitleg op btw verlegd.
B2C en digitale diensten
Diensten aan particulieren zijn vaak belast in je vestigingsland, met je eigen btw. Voor digitale diensten en specifieke categorieën geldt dat de btw verschuldigd is in het land van de afnemer. Hiervoor gebruik je de Unieregeling via het éénloketsysteem OSS, zodat je niet in elk land apart hoeft te registreren. Verkoop je aan consumenten in meerdere EU landen en blijf je met alle intra EU verkopen onder de jaarlijkse drempel van 10.000 euro, dan mag je doorgaans Nederlandse btw blijven toepassen. Boven de drempel schakel je over op de btw van het land van je klant.
Diensten inkopen uit het buitenland
Koop je diensten in bij een buitenlandse ondernemer, dan ontvang je vaak een factuur zonder btw. In Nederland geef je de btw aan via de verleggingsregels en trek je die, als je volledig aftrekrecht hebt, weer af. Houd je inkoopfacturen en de onderliggende contracten paraat, want de Belastingdienst vraagt bij controles regelmatig om bewijs dat het om zakelijke diensten gaat en dat de plaats van dienst correct is bepaald.
E commerce, afstandsverkopen en platforms
Lever je goederen aan EU consumenten die geen btw aangifte doen, dan factureer je in principe met het btw tarief van het land van je klant. Onder de 10.000 euro aan jaarlijkse intra EU verkopen aan consumenten kun je het Nederlandse tarief blijven toepassen. Om de buitenlandse aangifte te vereenvoudigen, kun je de Unieregeling via het OSS gebruiken. Werk je met platforms of dropshipping, bepaal dan goed wie als leverancier wordt gezien, waar de goederen zich bevinden en of IOSS of andere regelingen spelen bij kleine zendingen.
Btw nummers controleren en fraude voorkomen
Een geldige klantidentificatie is een harde voorwaarde voor 0 procent en verlegging. Controleer het btw nummer in VIES en bewaar een afdruk of pdf bij je factuur. Zo voorkom je discussies bij controles en beperk je het risico op betrokkenheid bij carrouselfraude. Twijfel je over een nummer of de status van een klant, neem dan geen risico en factureer voorlopig met btw tot de duidelijkheid er is. Praktisch hulpmiddel nodig? Kijk hoe je snel een nummer controleert via btw nummer opzoeken.
Buitenlandse btw terugvragen
Betaalde btw in andere EU landen, bijvoorbeeld op hotels of autohuur, vraag je digitaal terug via de Nederlandse portal. Er gelden minimumbedragen en een uiterste datum voor indienen in het volgende kalenderjaar. Voor btw buiten de EU loop je via de procedures van de desbetreffende belastingdienst. Het loont om bonnetjes te bewaren en te checken of de kosten zakelijk en aftrekbaar zijn. Lees stap voor stap hoe je dit aanpakt bij buitenlandse btw terugvragen.
Ervaring uit de praktijk en veelgemaakte fouten
Wat ik in controles het vaakst zie misgaan, is eenvoudig te voorkomen. Ondernemers vergeten een opgaaf ICP te doen, bewaren geen afdoende vervoersbewijzen of zetten geen btw nummer van de afnemer op de factuur. Ook wordt de Unieregeling te laat geactiveerd, waardoor achteraf registraties in meerdere landen nodig zijn. Mijn tip: werk met een checklist per transactie, laat VIES controles automatisch opslaan en stem periodiek je aangifte met je logistieke en factuursysteem af.
Vooruitblik: digitale rapportage en één registratie
De EU werkt aan modernisering van het btw stelsel. Onder het ViDA pakket staat onder meer elektronische facturatie, digitale rapportage en ruimere mogelijkheden voor één btw registratie via een uitgebreide OSS centraal. Ook komt er een EU variant op de kleineondernemersregeling, waarmee je eenvoudiger binnen de EU kunt opereren. Blijf deze ontwikkelingen volgen en bespreek tijdig met je softwareleverancier wat dit voor je processen betekent.
Conclusie
Btw buitenland lijkt ingewikkeld, maar met de juiste volgorde kom je er snel uit. Bepaal wat je levert, aan wie en waar, controleer btw nummers, leg vervoer en plaats van dienst vast, gebruik 0 procent of verleggingsregels waar dat mag en vergeet je ICP en OSS niet. Met goede dossiervorming en periodieke controles voorkom je naheffingen en blijft je cashflow op orde.
Moet ik Nederlandse btw rekenen bij B2B leveringen in de EU binnen het thema btw buitenland
Meestal niet. Bij goederen met vervoer naar een andere lidstaat pas je 0 procent toe als je aan de voorwaarden voldoet en doe je opgaaf ICP. Bij diensten aan ondernemers verleg je doorgaans de btw naar je klant. Controleer altijd het btw nummer en bewaar je bewijsstukken om naheffing te voorkomen.
Hoe werkt artikel 23 bij btw buitenland
Met een artikel 23 vergunning verleg je de invoerbtw naar je Nederlandse aangifte. Je betaalt de btw dan niet aan de douane, maar geeft deze aan en trekt hem, bij recht op aftrek, direct af. Dit verbetert je liquiditeit. Zorg dat je administratie de douanegegevens en aangiftebedragen foutloos laat aansluiten.
Wanneer gebruik ik de Unieregeling OSS bij btw buitenland
OSS gebruik je als je in meerdere EU landen btw verschuldigd bent aan consumenten. Je doet dan per kwartaal één aangifte via het éénloketsysteem in plaats van registraties in elk land. Boven de 10.000 euro drempel voor intra EU verkopen aan consumenten schakel je over op de tarieven van de landen van je klanten.
Wat moet er op mijn factuur bij een intracommunautaire levering binnen btw buitenland
Zet 0 procent btw op de factuur, vermeld je eigen en het btw identificatienummer van de afnemer en een verwijzing waaruit de toepassing van het 0 procent blijkt. Bewaar transport en ontvangstbewijzen. Vergeet niet de omzet in je btw aangifte en in de opgaaf ICP te vermelden.
Hoe vraag ik buitenlandse btw terug binnen het onderwerp btw buitenland
Btw die je in andere EU landen betaalde, vraag je digitaal terug via de Nederlandse portal, met inachtneming van minimumbedragen en de deadline in het volgende jaar. Voor niet EU landen volg je de lokale procedures. Controleer of de kosten zakelijk en aftrekbaar zijn en bewaar de originele facturen.
