Voer je regelmatig goederen in van buiten de EU en merk je dat er steeds veel geld vastzit in invoer btw bij de Douane? Met een vergunning op grond van artikel 23 btw verschuif je de betaling naar je btw aangifte. In dit artikel leg ik in begrijpelijke taal uit wat artikel 23 inhoudt, voor wie het interessant is, hoe je de vergunning aanvraagt en hoe je de bedragen correct verwerkt. Ook bespreek ik veelgemaakte fouten die ik in de praktijk zie, de doorlooptijd, opties voor buitenlandse ondernemers en wat er verandert in je aangifteritme. Zo weet je precies waar je aan toe bent.
Wat is artikel 23 btw en waarom is het interessant
Artikel 23 btw is een verleggingsregeling voor invoer. In plaats van invoer btw direct te betalen bij de Douane, geef je deze aan in je eerstvolgende btw aangifte. Heb je recht op aftrek van voorbelasting, dan trek je hetzelfde bedrag in dezelfde aangifte af. Per saldo betaal je dan niets op dat moment, terwijl je liquiditeit op peil blijft. Dit is vooral gunstig voor ondernemers die vaak importeren of met hoge factuurwaarden werken. De regeling lijkt op het principe dat je kent bij binnenlandse verlegging, zie ook btw verlegd. Een simpel voorbeeld: bij een zending met een waarde van 100000 euro en 21 procent btw hoef je geen 21000 euro voor te schieten.
Voorwaarden en aandachtspunten
Wie komt in aanmerking
Je woont of bent als ondernemer gevestigd in Nederland, je importeert met regelmaat goederen van buiten de EU en je voert een aparte administratie waaruit eenvoudig blijkt hoeveel invoer btw verschuldigd is. Deze administratie moet aansluiten op je aangiften en je douanedocumenten. Voldoe je hieraan, dan kun je de vergunning aanvragen.
Situaties waarin het niet kan of anders loopt
Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling, dan is een vergunning artikel 23 niet mogelijk. Voor sommige goederen moet invoer btw altijd in de aangifte worden verwerkt volgens bijlage A van de Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 1968. Krijg je de vergunning, dan stap je over naar aangifte per kwartaal als je nu nog jaaraangifte doet. Houd daar in je planning rekening mee.
Vergunning aanvragen
Aanvragen kan schriftelijk bij je belastingkantoor of met het officiële aanvraagformulier. Vermeld in je verzoek in elk geval de kerngegevens zodat de beoordeling soepel verloopt. In mijn praktijk versnelt dit de besluitvorming merkbaar. De Belastingdienst beslist doorgaans binnen acht weken. Vraag tijdig aan, bij voorkeur voordat de eerste zending onderweg is.
- Je btw identificatienummer en omzetbelastingnummer
- Bedrijfsnaam waarmee je goederen invoert
- Soort goederen, herkomstlanden en geschatte waarde
- Frequentie van importen per jaar
- Bewijs van regelmatige import, zoals orders, inkoopfacturen en invoerdocumenten
Niet in Nederland gevestigd
Ben je niet in Nederland gevestigd, dan kan een algemeen fiscaal vertegenwoordiger de vergunning namens jou aanvragen. Werk je met een beperkt fiscaal vertegenwoordiger, dan kun je mogelijk gebruikmaken van diens bestaande vergunning. Dit vraagt wel om goede afspraken over administratie, zekerheidstellingen en rapportages.
Verwerken in de btw aangifte en administratie
Met een artikel 23 vergunning geef je de invoer btw aan onder rubriek 4a inkopen vanuit landen buiten de EU. In dezelfde aangifte breng je dit bedrag als voorbelasting in aftrek onder rubriek 5b, mits je recht op aftrek hebt. Zorg dat je boekhouding en douanedocumenten exact aansluiten. Bekijk voor de praktische invulling ook btw aangifte. Bewaar invoerdocumenten, facturen en transportdossiers zorgvuldig, want de Belastingdienst controleert hier regelmatig op.
Praktijkervaring en tips
In de praktijk zie ik dat een heldere importadministratie het verschil maakt. Reconcileer maandelijks de bedragen uit je douaneaangiften met wat je in rubriek 4a en 5b hebt opgenomen. Let op incoterms en leveringscondities, want die bepalen wie de importeur is. Bij personen en bestelauto’s gelden aparte eisen, stem dit vooraf af met je belastingkantoor. Gebruik je de kleineondernemersregeling, heroverweeg dan of uitschrijven verstandig is. Lees hierover meer op kleineondernemersregeling. Tot slot, vraag de vergunning ruim op tijd aan om oponthoud aan de grens te voorkomen.
Artikel 23 btw is een krachtige manier om liquiditeit te verbeteren wanneer je goederen van buiten de EU importeert. Voldoe je aan de voorwaarden en richt je administratie strak in, dan verleg je de invoer btw naar je aangifte en voorkom je voorfinanciering. Vraag de vergunning tijdig aan, borg een goede aansluiting tussen douanedocumenten en boekhouding en let op uitzonderingen. Zo haal je het maximale voordeel uit de regeling zonder risico op correcties achteraf.
Wat houdt Artikel 23 btw precies in?
Artikel 23 btw maakt het mogelijk om invoer btw niet direct bij de Douane te betalen, maar te verleggen naar je btw aangifte. Je geeft de verschuldigde belasting op in rubriek 4a en trekt die, als je recht op aftrek hebt, in dezelfde aangifte af in rubriek 5b. Dit bespaart voorfinanciering en verbetert je liquiditeit.
Hoe vraag ik een vergunning Artikel 23 btw aan?
Je dient een schriftelijk verzoek in bij je belastingkantoor of gebruikt het officiële formulier. Vermeld je btw nummers, bedrijfsnaam, aard en waarde van de goederen, herkomstlanden, importfrequentie en bewijs van regelmatige import. Reken op een doorlooptijd van ongeveer acht weken en vraag ruim van tevoren aan, bij voorkeur voordat je volgende zending vertrekt.
Welke voorwaarden gelden voor Artikel 23 btw en kan dit met de KOR?
Je moet in Nederland wonen of gevestigd zijn, regelmatig importeren en een aparte, goed controleerbare administratie voeren. Wie deelneemt aan de kleineondernemersregeling kan geen vergunning Artikel 23 btw gebruiken. Voor sommige goederen moet invoer btw altijd via de aangifte worden verwerkt volgens bijlage A van de Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 1968.
Hoe verwerk ik Artikel 23 btw in mijn btw aangifte?
Je boekt de invoer btw in rubriek 4a inkopen buiten de EU en, indien aftrekbaar, in rubriek 5b als voorbelasting. Per saldo betaal je dan niets in die periode. Zorg dat je boekhouding aansluit op douaneaangiften en transportdocumenten. Bij controles kijkt de Belastingdienst scherp naar deze aansluiting en de volledigheid van je dossier.
Kunnen buitenlandse ondernemers Artikel 23 btw gebruiken?
Ja, via fiscale vertegenwoordiging. Een algemeen fiscaal vertegenwoordiger kan de vergunning namens de buitenlandse ondernemer aanvragen. Werk je met een beperkt fiscaal vertegenwoordiger, dan kun je soms gebruikmaken van diens bestaande vergunning. Maak duidelijke afspraken over administratie, zekerheid en rapportages om aan alle verplichtingen te voldoen.
