Sta je te dubben welk btw-tarief je moet toepassen op koffie, of wat je wel en niet mag aftrekken? Of je nu koffiebonen inkoopt, een contract hebt voor een machine of je gasten een cappuccino aanbiedt, de regels verschillen per situatie. In dit artikel leg ik in heldere stappen uit welk tarief geldt, hoe het zit met aftrek voor personeel en klanten, en waar ondernemers vaak de fout in gaan. Je krijgt praktische tips uit mijn eigen ervaring met het inrichten van btw-boekhoudingen, zodat je zeker weet dat je het juiste percentage gebruikt en gedoe bij je aangifte voorkomt.
Welk btw-tarief geldt voor koffie
Voor koffie geldt in Nederland in de regel het lage btw-tarief van 9%. Dat omvat koffiebonen, gemalen koffie, pads en cups, maar ook koffie die je meeneemt of in de horeca drinkt, zolang het om niet-alcoholische dranken gaat. De basis vind je in de indeling van de btw-tarieven. Voeg je alcohol toe zoals bij een Irish coffee, dan valt de consumptie in de praktijk onder 21%.
Uitzonderingen en combinaties
Koffiemachines, lease en onderhoud
Leveranciers bieden vaak bundelcontracten: levering van koffie, bruikleen of lease van de machine en periodiek onderhoud. Let erop dat onderhoud en reparatie vrijwel altijd 21% zijn, terwijl de koffie zelf 9% blijft. Vraag om gespecificeerde facturen met aparte posten, zodat je de voorbelasting correct kunt boeken en niet overal 21% aftrekt.
Materialen en toebehoren
Producten die je met de koffie serveert, zoals thee, melk en suiker, vallen doorgaans ook onder 9%. Verbruiksartikelen zoals bekers, roerstaafjes en schoonmaakmiddelen worden als goederen zonder voedingsfunctie gezien en zijn meestal 21%. Een duidelijke scheiding in de administratie voorkomt discussie en naheffingen.
Gratis verstrekken versus verkoop
Bied je koffie tegen betaling aan via een automaat of kassa, dan bereken je 9% btw aan je afnemer. Schenk je koffie gratis aan personeel of bezoekers, dan is er geen verkoop en blijft het bij het recht op aftrek van de inkoop-btw, mits het gebruik plaatsvindt op de werkplek of in een zakelijke context.
Btw aftrekken: personeel, klanten en zzp’ers
Voor werknemers geldt: koffie en thee op de werkplek zijn normale bedrijfskosten en de btw is in beginsel volledig aftrekbaar. Voor relaties zoals klanten en leveranciers is de btw op koffie eveneens aftrekbaar wanneer je de consumptie kosteloos aanbiedt tijdens een zakelijk bezoek. Werk je als zzp’er vanuit huis, dan geldt koffie die je zelf drinkt als privé en is de btw niet aftrekbaar. Ben je gevestigd in een bedrijfsverzamelgebouw waar koffievoorzieningen in de servicekosten zitten, dan is de aan jou doorbelaste btw doorgaans wel aftrekbaar.
Praktische tips en veelgemaakte fouten
De meest gemaakte fout is overal 21% aftrekken terwijl koffie 9% is. Controleer contracten, splits inkoop en diensten en bewaar kassabonnen waarop het tarief zichtbaar is. Gebruik een rekenhulp om gemengde facturen te verdelen via btw berekenen en dien vervolgens correct in via je btw-aangifte. In mijn praktijk heb ik meerdere naheffingen voorkomen door facturen tijdig te laten specificeren en tariefverschillen helder vast te leggen.
Conclusie
De kern is eenvoudig: koffie en vergelijkbare niet-alcoholische dranken vallen onder 9%, terwijl onderhoud en andere diensten rond de koffiemachine onder 21% vallen. Zorg voor gespecificeerde facturen en maak onderscheid tussen personeel, klanten en eigen gebruik als zzp’er. Met een strakke administratie en het juiste tarief voorkom je verrassingen en haal je het maximale uit je aftrek.
Welk btw-tarief geldt voor koffie in supermarkt en horeca
Voor vrijwel alle koffie geldt 9% btw, zowel bij de inkoop van bonen, gemalen koffie, pads en cups als bij consumptie in de horeca of to go. Bevat de drank alcohol, zoals Irish coffee, dan geldt 21% voor die consumptie. Frisdranken zonder alcohol vallen ook onder 9%, bieren en sterke dranken onder 21%.
Mag ik als zzp’er btw op koffie aftrekken
Drink je de koffie thuis in je kantoor, dan is dat privégebruik en is de btw niet aftrekbaar. Koop je koffie voor zakelijke overleggen met klanten of werk je in een bedrijfsverzamelgebouw waar koffie in de servicekosten zit, dan is de btw doorgaans wel aftrekbaar. Bewaar bonnen en noteer het zakelijke doel in je administratie.
Hoe zit het met btw op onderhoud van een koffiemachine
Onderhouds- en reparatiediensten vallen in de regel onder 21% btw. Leveranciers bundelen dit vaak met de levering van koffie, die 9% is. Vraag daarom om een gespecificeerde factuur met aparte posten, zodat je 21% alleen op de diensten boekt en 9% op de producten. Dit voorkomt een te hoge of te lage aftrek.
Is koffie voor personeel op de werkplek btw-aftrekbaar
Ja. Koffie en thee die je op de werkplek gratis verstrekt aan personeel worden gezien als normale bedrijfskosten. De btw op inkoop en verbruik is aftrekbaar, zolang de consumptie op de werkplek plaatsvindt. Bied je koffie tegen betaling aan, bijvoorbeeld via een automaat, dan bereken je 9% btw aan je werknemers.
Hoe voorkom ik fouten met Btw op koffie in mijn administratie
Controleer altijd het juiste tarief per post, splits gemengde facturen en vraag je leverancier om detailregels. Gebruik een eenvoudige tool om bedragen te verdelen en rond correct af. Dien je aangifte op tijd in en bewaar bonnen waarop 9% of 21% expliciet staat. Twijfel je, raadpleeg dan je adviseur of de Belastingdienst.
