Reken je je klant verzendkosten en twijfel je of daar ook btw over moet? Je bent niet de enige. Ik spreek wekelijks webshophouders en ondernemers die hierover vragen hebben, juist omdat postzegels vaak zonder btw worden verkocht. In dit artikel leg ik helder uit wanneer je btw over verzendkosten rekent, welk tarief hoort bij welke zending, hoe je omgaat met leveringen naar het buitenland en met gemengde tarieven. Ook krijg je concrete rekenvoorbeelden en praktische tips voor je administratie.
Waarom bestaat er btw over verzendkosten?
De Belastingdienst ziet verzendkosten in de regel als onderdeel van de levering. Daarom bereken je btw over het totale factuurbedrag dat je in rekening brengt, inclusief bijkomende kosten zoals verpakking, bezorging en administratie. Dat voorkomt dat ondernemers de prijs van het product kunstmatig laag maken en de verzendkosten juist hoog, waarmee anders een deel van de omzet buiten de heffing zou blijven. In de praktijk betekent dit: je klant betaalt btw over de goederen en over de verzendkosten die jij factureert.
Maar postzegels zijn toch zonder btw?
Klopt: universele postdiensten zijn vrijgesteld, waardoor je bij de inkoop van post- of pakketzegels soms geen btw ziet. Dat staat los van jouw verkoop. Zodra jij verzendkosten doorbelast aan je klant, lever je een prestatie als onderdeel van de verkoop en is btw verschuldigd volgens de regels die voor jouw levering gelden. Koop je labels via een tussenpartij die wel btw rekent, dan kun je die btw in veel gevallen als voorbelasting aftrekken.
Welk btw tarief pas je toe op verzendkosten?
Het tarief voor de verzendkosten volgt het tarief van de goederen op de factuur. Verkoop je producten met het algemene tarief, dan geldt dat ook voor de verzendkosten. Verkoop je producten tegen het lage tarief, dan geldt dat lage tarief ook voor de verzendkosten. Lever je vrijgestelde goederen, dan zijn de verzendkosten in dat geval ook vrijgesteld.
Samengevat
• Goederen met algemeen tarief? Verzendkosten met algemeen tarief.
• Goederen met laag tarief? Verzendkosten met laag tarief.
• Vrijgestelde goederen? Verzendkosten vrijgesteld.
• Export buiten de EU: doorgaans geen btw, ook niet over de verzendkosten.
Gemengde zendingen met verschillende tarieven
Bestelt een klant meerdere artikelen met verschillende btw tarieven, dan verdeel je de verzendkosten naar verhouding. Mijn advies uit de praktijk: reken eerst de verhouding op basis van de netto artikelprijzen en pas die verhouding toe op de verzendkosten. Zo voorkom je discussie bij controles.
Voorbeeld met verdeling
Stel: jas van 90 exclusief met algemeen tarief en boek van 10 exclusief met laag tarief. Verzendkosten 5 exclusief. De verdeling is 90 procent algemeen, 10 procent laag. Dan reken je algemeen tarief over 4,50 van de verzendkosten en laag tarief over 0,50. Dit sluit aan op de economische realiteit van de zending.
Verzenden naar het buitenland
Binnen de EU, particuliere klanten
Zonder registratie in andere EU landen geldt in beginsel het Nederlandse tarief, ook voor de verzendkosten, tot je boven de Europese afstandsverkopendrempel uitkomt en via OSS in andere landen gaat afdragen. Check periodiek je omzet per land en voorkom verrassingen. Meer over tarieven vind je op btw tarief.
Binnen de EU, zakelijke klanten
Bij een geldige buitenlandse btw identificatie van je afnemer verleg je de btw. Je factureert dan zonder btw en vermeldt btw verlegd, ook voor de verzendkosten. Vergeet niet het nummer te controleren, bijvoorbeeld via btw nummer opzoeken, en leg het bewijs vast. Lees meer over de systematiek op btw verlegd.
Buiten de EU
Bij uitvoer buiten de EU factureer je doorgaans zonder btw. De douane in het land van bestemming heft eventueel lokale belastingen en invoerrechten. Dat betekent: geen btw over de goederen en geen btw over de verzendkosten.
Margeregeling en verzendkosten
Werk je met margegoederen, dan draag je btw af over je winstmarge op de goederen. De kosten voor verzending die je doorbelast vallen daar niet automatisch onder. In de praktijk breng je voor die verzendkosten btw in rekening volgens het toepasselijke tarief. Zo ontstaat een helder onderscheid tussen marge op goederen en de afzonderlijk verrichte dienst van verzending.
Rekenvoorbeelden uit de praktijk
Voorbeeld 1: enkel tarief
Producten exclusief 45 met algemeen tarief, verzendkosten exclusief 5. Btw over 45 is 9,45, btw over 5 is 1,05. Totaal factuur: 45 + 5 + 10,50 = 60,50.
Voorbeeld 2: gemengd tarief
Broek exclusief 90 met algemeen tarief, boek exclusief 10 met laag tarief, verzendkosten exclusief 5. Verdeling verzendkosten: 4,50 algemeen, 0,50 laag. Btw algemeen: 90 + 4,50 maal 21 procent. Btw laag: 10 + 0,50 maal 9 procent. Zo sluit je berekening aan op de regels en de verhouding van de levering.
Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt
De meest voorkomende fout is verzendkosten zonder btw doorbelasten omdat je zelf postzegels zonder btw kocht. Dat is onjuist. Een tweede valkuil is het afronden en per ongeluk een deel van de verzendkosten buiten de heffing laten. Gebruik in je boekhoudpakket vaste rekenregels of artikelen voor verzendkosten per tarief en koppel ze aan de betreffende btw codes. Werk je met gratis verzending, dan bereken je uiteraard geen verzendkosten en dus ook geen btw op die post, maar let erop dat je productprijzen en btw daarover wel correct blijven.
Administratie en aangifte
Verwerk verzendkosten zoals je goederen: inkoop bij de vervoerder als kosten, de doorbelasting aan je klant als omzet. Koop je labels met btw, dan kun je die btw meestal als voorbelasting aftrekken. Koop je labels zonder btw, dan is er niets af te trekken op die inkoop, maar blijft de doorbelasting aan de klant met btw belast. In je aangifte tel je de omzet en bijbehorende btw mee in de juiste rubriek. Twijfel je over de verwerking, bekijk de toelichting bij btw aangifte.
Persoonlijke tip uit de praktijk
Ik adviseer ondernemers om één standaard werkwijze in te richten: koppel elk product aan het juiste tarief en laat je systeem de verzendkosten automatisch het tarief van de levering volgen. Voor gemengde zendingen kies je voor een proportionele methode die je eenvoudig kunt uitleggen en reproduceren. Leg dit vast in je procesbeschrijving, zo houd je audits en vragen van klanten moeiteloos bij.
Het kernpunt is simpel: wie verzendkosten doorbelast, berekent daar btw over. Het tarief volgt de goederen op de factuur, bij gemengde leveringen verdeel je naar verhouding. Binnen de EU factureer je aan particulieren met het juiste tarief, aan ondernemers met een geldig nummer verleg je de btw, en buiten de EU factureer je zonder btw. Met een heldere werkwijze en goede boeken voorkom je fouten en discussie. Blijf consequent, documenteer je keuzes en laat je boekhoudpakket het rekenwerk doen.
Moet ik altijd btw berekenen over verzendkosten?
Ja, als je verzendkosten aan je klant doorbelast, horen die bij de levering en zijn ze in principe met btw belast. Het tarief volgt het tarief van de goederen. Alleen bij vrijgestelde leveringen of uitvoer buiten de EU factureer je doorgaans zonder btw, dus ook zonder btw over de verzendkosten.
Welk btw tarief geldt voor mijn verzendkosten?
Het tarief voor verzendkosten is hetzelfde als dat van de geleverde goederen. Verkoop je tegen het algemene tarief, dan geldt dat ook voor verzendkosten. Verkoop je tegen het lage tarief, dan geldt het lage tarief. Bij gemengde leveringen verdeel je de verzendkosten naar verhouding over de tarieven.
Hoe werkt btw over verzendkosten bij leveringen in de EU?
Aan particulieren factureer je in beginsel met het Nederlandse tarief, ook voor verzendkosten, tenzij je via OSS in andere landen afdraagt. Aan ondernemers binnen de EU verleg je de btw, inclusief de verzendkosten. Controleer altijd het btw nummer van je klant en vermeld btw verlegd op de factuur.
Ik koop post- of pakketzegels zonder btw, moet ik dan toch btw rekenen?
Ja. De vrijstelling bij de inkoop van postdiensten staat los van jouw verkoop. Zodra jij verzendkosten doorbelast, zijn die voor jouw klant onderdeel van de levering en daardoor belast met btw volgens het toepasselijke tarief voor de goederen.
Hoe verwerk ik verzendkosten en btw in mijn administratie?
Boek de inkoop van verzending als kosten en verwerk de doorbelasting aan klanten als omzet met het juiste tarief. Btw die je betaalt over labels via een tussenpartij kun je meestal als voorbelasting aftrekken. In je aangifte tel je omzet en btw per tarief mee in de juiste rubrieken.
