Werk je met Duitse klanten of leg je voorraad aan over de grens en vraag je je af hoe het zit met het btw nummer in Duitsland? Je bent niet de enige. Veel ondernemers twijfelen over waar zij hun aanvraag doen, hoe zij een nummer controleren en wat het verschil is met de Duitse Steuernummer. In dit artikel leg ik stap voor stap uit wat een Duits btw nummer is, wanneer je het nodig hebt, hoe je het aanvraagt en hoe je het controleert met VIES. Ook deel ik praktijkervaringen zodat je precies weet waar je op moet letten.
Wat is een Duits btw nummer USt IdNr
Het Duitse btw nummer heet Umsatzsteuer Identifikationsnummer. In de praktijk spreek je over USt IdNr. Het format is eenvoudig te herkennen: DE gevolgd door negen cijfers, bijvoorbeeld DE123456789. Dit nummer gebruik je op facturen en bij handel tussen EU lidstaten. Het is bedoeld voor grensoverschrijdende transacties en voor de controle via VIES. Binnen Duitsland houd je daarnaast rekening met Duitse administratieve nummers die een andere functie hebben.
Verschil met Steuernummer en Steueridentifikationsnummer
Steuernummer
De Steuernummer is het interne nummer van het Finanzamt. Deze gebruik je voor aangiften in Duitsland en voor correspondentie met het lokale belastingkantoor. Het format bevat meestal 10 of 11 cijfers en kan worden weergegeven met schuine strepen, zoals 12/345/67890. Je ontvangt dit nummer doorgaans eerst, en vaak volgt de USt IdNr kort daarna.
Steueridentifikationsnummer
De Steueridentifikationsnummer is een persoonlijk identificatienummer voor natuurlijke personen. Dit nummer gebruik je niet om te factureren binnen de EU. Voor ondernemingen is de combinatie Steuernummer voor de binnenlandse administratie en USt IdNr voor EU handel het relevante duo.
Wanneer heb je een Duits btw nummer nodig
Je hebt een USt IdNr nodig zodra je goederen opslaat of levert vanuit een Duits magazijn, bijvoorbeeld via een fulfillment dienst. Ook bij lokale diensten op locatie in Duitsland of wanneer je regelmatig aan Duitse klanten levert buiten OSS om, kan registratie verplicht zijn. In mijn werk met webshops die met fulfillment werken zie ik dat tijdige registratie vertragingen en geblokkeerde zendingen voorkomt.
Aanvragen stap voor stap
De aanvraag start met het invullen van de vragenlijst voor fiscale registratie bij het bevoegde Finanzamt. Je voegt een recent uittreksel van de KvK toe, een kopie van een legitimatie en een korte beschrijving van je activiteiten in Duitsland. Na toekenning van de Steuernummer vraagt het Bundeszentralamt für Steuern de USt IdNr toe of je verzoekt deze zelf. Reken in de praktijk op circa twee tot acht weken, afhankelijk van drukte en volledigheid van je dossier. Overweeg ondersteuning van een lokale adviseur wanneer je complexere activiteiten hebt.
Controleren en valideren met VIES
Controle van een Duits btw nummer doe je via de VIES zoekfunctie van de Europese Commissie. Een geldige respons bevestigt dat het nummer is geregistreerd voor intracommunautaire transacties. Krijg je een ongeldige respons, dan kan het nummer niet bestaan, nog niet geactiveerd zijn voor EU handel of er is een tijdelijke storing. Let op dat in Duitsland naam en adres niet altijd worden teruggegeven via VIES. Bewaar een print of pdf van je validatie voor je dossier. Wil je snel een nummer opzoeken of meer lezen, bekijk dan ook btw nummer opzoeken.
Verplichtingen na registratie
Na registratie volg je de Duitse factuurregels en dien je periodieke aangiften in, maandelijks of per kwartaal. Voor EU leveringen kan tevens een samenvattende opgave gelden. Zorg dat je boekhouding aansluit op Duitse eisen en plan deadlines tijdig. Een handig startpunt voor je aangiftes is btw aangifte. Wil je meer achtergrond over Duitse regels, bekijk dan de pagina btw Duitsland.
Een Duits btw nummer geeft je de sleutel tot zakendoen over de grens. Begrijp het verschil met de Steuernummer, regel je aanvraag volledig en controleer nummers met VIES. Met een goede voorbereiding en heldere administratie voorkom je vertraging en correcties. Begin op tijd, houd bewijs van je controles bij en schakel hulp in wanneer je situatie complex is. Zo bouw je zonder stress aan je activiteiten in Duitsland.
Wat is het exacte format van een Duits btw nummer
Een Duits btw nummer bestaat uit de landcode DE met daarachter negen cijfers. Bijvoorbeeld DE123456789. Dit nummer gebruik je op facturen en voor controle in VIES. Verwissel het niet met de Steuernummer, want die is bedoeld voor het Finanzamt. Voor internationale handel is het btw nummer Duitsland de juiste identificatie.
Wat is het verschil tussen USt IdNr en Steuernummer
De USt IdNr is het btw nummer Duitsland voor transacties binnen de EU en VIES controles. De Steuernummer is het interne nummer van het Finanzamt voor binnenlandse aangiften en correspondentie. Vaak ontvang je eerst de Steuernummer en daarna de USt IdNr. Beide zijn belangrijk, maar ze hebben elk hun eigen rol.
Hoe controleer ik een Duits btw nummer met VIES
Ga naar de VIES pagina van de Europese Commissie, kies Duitsland en vul het nummer in met DE en negen cijfers. Je krijgt een geldige of ongeldige respons. Een ongeldige respons kan wijzen op geen registratie voor EU handel of een tijdelijke storing. Voor Duitsland worden naam en adres niet altijd getoond, dus bewaar het validatiebewijs zorgvuldig.
Hoe lang duurt de aanvraag van een Duits btw nummer
Reken gemiddeld op twee tot acht weken vanaf het indienen van een volledig dossier bij het bevoegde Finanzamt. Je ontvangt meestal eerst de Steuernummer en daarna het btw nummer Duitsland. Lever recente KvK gegevens, een legitimatie en een duidelijke uitleg van je activiteiten aan om vertraging te voorkomen.
Heb ik een Duits btw nummer nodig als ik OSS gebruik
Met OSS kun je vaak zonder extra registraties afrekenen voor afstandsverkopen. Heb je echter voorraad in Duitsland, lever je lokaal diensten of verricht je leveringen vanuit een Duits magazijn, dan is een btw nummer Duitsland wel vereist. Controleer je logistieke stroom en contracten om te bepalen of lokale registratie noodzakelijk is.
