Btw suppletie

Je ontdekt na het afsluiten van het kwartaal dat er een fout in je btw-aangifte zit. Moet je nu meteen iets doen, of kan het wachten tot de volgende aangifte? In dit artikel leg ik helder uit wat een btw suppletie is, wanneer je die verplicht moet indienen en hoe je dit praktisch aanpakt. Ik neem je mee door de grens van duizend euro, de vijfjaarstermijn en de aangescherpte acht weken regel. Ook bespreek ik wat er gebeurt na verzending, hoe belastingrente en boetes werken en deel ik tips uit mijn dagelijkse praktijk.

Wat is een btw suppletie

Een btw suppletie is een aanvullende aangifte waarmee je een eerder ingediende btw-aangifte corrigeert. Denk aan gemiste facturen, verkeerd toegepaste tarieven of een fout bij intracommunautaire leveringen. Met een suppletie breng je het juiste totaal in beeld over het betreffende tijdvak of over een heel boekjaar.

Wanneer moet je een suppletie indienen

Grensbedrag en kleine correcties

Is het saldo van de correctie meer dan duizend euro te betalen of te ontvangen, dan ben je verplicht een suppletie in te dienen. Is het saldo duizend euro of lager, dan verwerk je de correctie in je eerstvolgende reguliere btw-aangifte. Controleer altijd het totaal over het hele tijdvak, niet alleen per factuur.

Termijnen en aangescherpte verplichting

Je mag corrigeren tot en met vijf jaar na het kalenderjaar waarop de fout betrekking heeft. Daarnaast geldt vanaf 1 januari 2025 dat je een verplichte suppletie uiterlijk binnen acht weken indient nadat je de onjuistheid hebt ontdekt of had moeten ontdekken. Snel handelen verlaagt het risico op een vergrijpboete en beperkt mogelijke belastingrente.

Hoe dien je een suppletie in

Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk, kies btw en vervolgens correctie btw-aangifte. Je kunt of een specifiek tijdvak corrigeren of het volledige boekjaar. Vul altijd de gecorrigeerde totalen in, dus de oorspronkelijke bedragen inclusief de correctie. Alleen de mutatie invullen leidt vaak tot nieuwe verschillen.

1. Bepaal of het om een tijdvak of het hele jaar gaat en verzamel de onderbouwing.
2. Bereken het gecorrigeerde totaal en toets aan de grens van duizend euro.
3. Vul het formulier in en controleer rubrieken op consistentie.
4. Dien in en bewaar je berekeningen en bewijsstukken.

Wil je eerst je basiskennis opfrissen of teruggaafscenario’s doorrekenen, bekijk dan ook onze uitleg over btw en praktisch stappenplan voor btw terugvragen.

Wat gebeurt er na het indienen

Heb je te veel btw aangegeven, dan ontvang je doorgaans binnen acht weken een teruggaafbeschikking. Teruggaven worden uitbetaald of verrekend met openstaande schulden. Volgt de teruggaaf na afloop van het jaar waarin je de btw betaalde, dan kan belastingrente worden vergoed.

Heb je te weinig btw aangegeven, wacht dan met betalen tot je de naheffingsaanslag ontvangt. Daarop staat het betalingskenmerk. Betalen zonder kenmerk kan tot verwerkingsproblemen leiden. Meestal volgt de aanslag binnen acht weken.

Belastingrente, boetes en jouw positie

Dien je uit eigen beweging tijdig een suppletie in voordat de Belastingdienst de fout vaststelt, dan geldt dit als vrijwillige verbetering. Er kan belastingrente worden berekend. Vaak voorkom je rente als je binnen drie maanden na het einde van het jaar corrigeert of nog binnen datzelfde jaar herstelt. Laat of geen suppletie bij te weinig betaalde btw kan leiden tot een vergrijpboete. Bewaar je onderbouwing en dien zonodig bezwaar in tegen de beschikking of aanslag als gegevens alsnog moeten worden aangepast.

Praktische tips uit de praktijk

In mijn werk zie ik dat suppleties vooral ontstaan door laat geboekte inkoopfacturen en onvolledige exportdossiers. Plan daarom na elk kwartaal een korte controle van openstaande posten en herleidbare omzet. Stem grootboek en aangifte met elkaar af en leg keuzes vast. Bij jaarafsluiting is een extra check waardevol, zeker als je werkt met verleggingsregels of intracommunautaire prestaties. Zo voorkom je verrassingen en blijft een btw suppletie overzichtelijk als die toch nodig blijkt.

Een btw suppletie is geen ramp, mits je snel en zorgvuldig handelt. Toets eerst de grens van duizend euro, bewaak de vijfjaarstermijn en dien bij een verplichte correctie binnen acht weken na ontdekking in. Werk met volledige gecorrigeerde totalen en wacht bij een te betalen positie op de naheffingsaanslag. Met een goede onderbouwing en tijdige actie hou je rente en boetes beheersbaar.