Reken je wel of geen btw aan je klant en mag je de btw op kosten aftrekken of juist niet. Het onderscheid lijkt klein maar de gevolgen zijn groot. In dit artikel leg ik helder uit wat een btw vrijstelling is, voor wie deze geldt en wat dit betekent voor je facturen, kosten en aangifte. Je krijgt praktische voorbeelden, het verschil met geen btw bij het nultarief, en een uitleg van de kleineondernemersregeling inclusief de nieuwe EU variant. Zo weet je precies welke keuze past bij jouw situatie.
Wat betekent btw vrijstelling
Bij een btw vrijstelling breng je geen btw in rekening en kun je de btw op kosten en investeringen niet aftrekken. De vrijstelling geldt voor specifieke activiteiten en branches. Denk aan veel zorg en onderwijs, sociaal culturele instellingen en sportorganisaties, financiële diensten en verzekeringen, journalistieke en creatieve activiteiten, fondsenwerving, onroerende zaken en bepaalde rondleidingen of lezingen. Lever je deels vrijgestelde en deels belaste prestaties, dan moet je je administratie hierop inrichten en voorbelasting pro rata uitsluiten.
Let er ook op dat vrijstellingen doorwerken bij import of intracommunautaire verwervingen als de prestatie in Nederland vrijgesteld zou zijn. In de praktijk voorkomt dit soms heffing, maar het kan ook betekenen dat je betaalde btw niet kunt terugvragen.
Verschil tussen btw vrijgesteld en geen btw
Nultarief van 0 procent
Geen btw betekent vaak het nultarief van 0 procent. Je zet dan 0 procent op de factuur, maar je blijft ondernemer voor de btw en behoudt het recht op aftrek van voorbelasting. Voorbeelden zijn leveringen naar het buitenland of bepaalde situaties met douaneopslag. Vermeld op je factuur duidelijk dat het nultarief van toepassing is en waarom.
Vrijgesteld is iets anders
Bij btw vrijstelling reken je geen btw en mag je ook geen voorbelasting aftrekken. Dat is het echte verschil met geen btw bij het nultarief. In mijn adviespraktijk zie ik dat dit punt vaak wordt onderschat, vooral bij investeringen zoals apparatuur of opleidingen. Reken vooraf door of vrijstelling of belaste prestaties financieel gunstiger zijn. Gebruik hiervoor desnoods een rekenhulp voor btw en marges, of bekijk onze uitleg over btw berekenen.
De kleineondernemersregeling KOR
De KOR is een keuzevrijstelling voor kleine ondernemers met een Nederlandse onderneming en een jaaromzet tot en met 20.000 euro. Neem je deel, dan reken je geen btw, doe je in beginsel geen btw aangifte en kun je geen btw op kosten terugvragen. De keuze geldt minimaal drie jaar of tot je de omzetgrens overschrijdt. Werk je veel met zakelijke klanten die btw kunnen aftrekken, dan kan meedoen commercieel ongunstig zijn. Lever je vooral aan consumenten en zijn je kosten beperkt, dan pakt de KOR vaak voordelig uit.
Per 1 januari 2025 is er een EU KOR voor ondernemers die ook in andere EU landen verkopen. Dan kun je in een of meer landen een vrijstelling krijgen, mits je totale relevante EU omzet onder 100.000 euro blijft en je aan de voorwaarden van die landen voldoet.
Btw en grensoverschrijdend werken
Doe je zaken binnen de EU terwijl je de KOR gebruikt, dan kunnen incidentele aangifteplichten ontstaan. Denk aan intracommunautaire verwervingen of situaties waarin de btw wordt verlegd. Controleer per transactie de regels en of verlegging speelt. Lees meer achtergrond bij btw verlegd en plan tijdig hoe je dit administreert en factureert.
Administratie en facturatie bij vrijstelling
Vermeld op vrijgestelde facturen expliciet dat de prestatie is vrijgesteld van btw. Bewaar je administratie minimaal zeven jaar. Houd je boekhouding zo in dat je vrijgestelde en belaste omzet en kosten kunt scheiden. Doe je wel aangifte, dien dan tijdig in om boetes te voorkomen. Hulp nodig met termijnen en rubrieken. Bekijk onze gids over btw aangifte.
Ervaring uit de praktijk
Ik adviseer vaak ondernemers in zorg, onderwijs en creatieve beroepen. De grootste winst zit in duidelijke keuzes vooraf. Past de KOR bij je groeiplannen. Verwacht je grote investeringen met btw die je liever wilt terugvragen. Door dit vooraf door te rekenen, voorkom je verrassingen en maak je een keuze die zowel fiscaal als commercieel klopt.
Conclusie
Btw vrijstelling kan administratieve rust en eenvoud geven, maar beperkt je recht op aftrek. Maak daarom een bewuste keuze. Weeg je doelgroep, je kosten en je groeiplannen af en bepaal of structurele vrijstelling of de KOR het best past. Twijfel je, laat je situatie doorrekenen en leg je facturatie en administratie meteen goed vast.
Wat houdt een btw vrijstelling precies in
Bij een btw vrijstelling breng je geen btw in rekening en kun je de btw op je kosten en investeringen niet aftrekken. De vrijstelling geldt voor specifieke activiteiten, bijvoorbeeld veel zorg en onderwijs, sport en sociaal cultureel werk, financiële diensten en journalistiek. Controleer altijd per activiteit of de wettelijke voorwaarden zijn vervuld en pas je factuurtekst daarop aan.
Wat is het verschil tussen btw vrijgesteld en geen btw bij nultarief
Geen btw bij het nultarief betekent dat je 0 procent in rekening brengt, maar wel ondernemer voor de btw blijft en voorbelasting kunt aftrekken. Btw vrijgesteld betekent geen btw factureren en ook geen aftrek van voorbelasting. Het nultarief komt veel voor bij export en bepaalde internationale leveringen, de vrijstelling bij specifieke branches en diensten.
Wanneer is de KOR een goede keuze voor btw vrijstelling
De KOR kan interessant zijn als je omzet in Nederland maximaal 20.000 euro per jaar is, je vooral aan consumenten levert en je weinig kosten met btw hebt. Je rekent dan geen btw en doet in principe geen aangifte. Verwacht je snelle groei of grote investeringen, dan kan buiten de KOR blijven gunstiger zijn omdat je btw op kosten wilt terugvragen.
Wat moet er op mijn factuur staan bij btw vrijstelling
Zet duidelijk dat de prestatie is vrijgesteld van btw, eventueel met een verwijzing naar de wettelijke grondslag. Vermeld je eigen gegevens, die van de klant, datum, factuurnummer, omschrijving en prijs. Reken je 0 procent vanwege het nultarief, vermeld dan dat het om het nultarief gaat en waarom. Bewaar de onderbouwing in je administratie voor controles.
Hoe werkt btw vrijstelling bij grensoverschrijdende transacties en EU KOR
Bij vrijgestelde activiteiten kan import of intracommunautaire verwerving soms ook zijn vrijgesteld, maar dit is afhankelijk van de aard van de prestatie. Gebruik je de KOR en verkoop je in andere EU landen, let dan op de EU KOR per 2025 met een omzetgrens van 100.000 euro. Incidenteel kan toch aangifte nodig zijn, bijvoorbeeld bij verleggingsregels.
