Twijfel je of je de btw op je aankopen mag terugvragen en wanneer het geld op je rekening staat? Je bent niet de enige. Zeker na een investering of in je startfase kan het saldo van je aangifte omslaan in een teruggaaf. In dit artikel leg ik stap voor stap uit wanneer je recht hebt op teruggaaf, hoe je dit via de aangifte regelt, welke uitzonderingen gelden en hoe je met gemengd gebruik en een zakelijke auto omgaat. Je krijgt praktische tips uit mijn dagelijkse adviespraktijk, zodat je niets laat liggen en verrassingen voorkomt.
Wanneer mag je btw terugvragen
Je mag btw terugvragen als de kosten zakelijk zijn, je activiteiten met btw belast zijn en je beschikt over een factuur die aan de eisen voldoet, inclusief een geldig btw-nummer en juiste datum. Gebruik je kosten deels voor vrijgestelde activiteiten of privé? Dan spreek je van gemengd gebruik en mag je alleen het zakelijke, belaste deel aftrekken. Uitzondering die ik vaak zie misgaan: de btw op eten en drinken in horecagelegenheden is in principe niet aftrekbaar. Koop je eten in een supermarkt en gebruik je dit op de zaak voor een bespreking, dan kan het wel.
Val je onder de kleineondernemersregeling KOR? Dan breng je geen btw in rekening en trek je ook geen btw af. Overweeg bij investeringen bewust of de KOR nog past.
Hoe werkt btw terugvragen in de aangifte
In je periodieke aangifte zet je eerst de btw over je omzet tegenover de btw op je kosten, de voorbelasting. Komt hier per saldo een negatief bedrag uit, dan resulteert dat in een teruggaaf. Dien je aangifte volledig en tijdig in, dan ontvang je meestal binnen enkele weken bericht en doorgaans kort daarna de uitbetaling. Doe je meteen goed mee met de basisregels rond btw? Verdiep je dan in de achtergronden via wat is btw en bekijk hoe de aangifte werkt op btw aangifte.
Teruggaaf verrekenen en termijnen
Heb je eerder al om teruggaaf verzocht maar is die nog niet uitbetaald, terwijl je in het huidige tijdvak moet betalen? Je kunt verzoeken om verrekening van die openstaande teruggaaf met je huidige schuld. Houd er rekening mee dat de Belastingdienst eerst je aangifte verwerkt en later het besluit volgt. In de praktijk zie ik dat ondernemers die hun administratie op orde hebben doorgaans binnen ongeveer acht weken duidelijkheid krijgen en daarna snel de uitbetaling.
Specifieke situaties
Gemengd gebruik en vrijstellingen
Bij gemengd gebruik splits je de voorbelasting in een aftrekbaar en niet aftrekbaar deel. Vaak sluit je aan bij de omzetverhouding tussen belaste en vrijgestelde prestaties. Werk dit consequent uit en documenteer je keuze, zodat je bij een controle kunt onderbouwen hoe je hebt berekend.
Zakelijke auto en privégebruik
Trek je de btw op aanschaf en autokosten af, maar gebruik je de auto ook privé, dan verwerk je aan het einde van het jaar een correctie voor privégebruik. Dat kan op basis van een forfait of op basis van werkelijke verhoudingen. Meer weten? Lees verder over de regels rond btw privégebruik auto.
Btw terugvragen uit of in het buitenland
Doe je geen Nederlandse btw aangifte, maar is wel Nederlandse btw aan jou berekend, dan kun je in aanmerking komen voor een teruggaafverzoek mits de btw in Nederland aftrekbaar zou zijn. Let op de drempels voor zulke verzoeken, die in de praktijk vaak op minimaal € 50 per kalenderjaar of € 400 per kwartaal liggen. Buiten de EU zijn extra documenten nodig, zoals originele facturen en een verklaring van ondernemerschap.
Btw op eten en drinken
Btw op horeca is niet aftrekbaar, tenzij je die dienst onder bezwarende titel doorberekent. Kosten voor logies kunnen wél aftrekbaar zijn als ze samenhangen met belaste prestaties. Wees eerlijk en consequent in je beoordeling en bewaar altijd de onderliggende bonnen en facturen.
Veelgemaakte fouten die je voorkomt
Een veelvoorkomende fout is aftrek zonder geldige factuur of met een btw nummer dat niet klopt. Controleer dit bij ontvangst en vraag direct om correctie. Een tweede fout is het vergeten van de correctie bij privégebruik van de auto, waardoor je later moet bijbetalen. Tot slot zie ik dat ondernemers bedragen in het verkeerde tijdvak boeken. Dien zo nodig een suppletie in, zodat je alsnog het juiste bedrag terugvraagt of afdraagt.
Btw terugvragen is eenvoudiger en sneller wanneer je de basisvoorwaarden, uitzonderingen en termijnen stevig in beeld hebt. Met een complete administratie, juiste facturen en een bewuste aanpak bij gemengd gebruik en auto’s voorkom je correcties achteraf en ontvang je je teruggaaf vlot. Twijfel je over een specifieke situatie of drempelbedragen? Leg je casus tijdig vast en vraag gericht advies, zodat je elke euro btw die mag worden teruggevraagd ook daadwerkelijk terugkrijgt.
Hoe snel staat mijn btw teruggaaf op de rekening?
Na het indienen van je aangifte beoordeelt de Belastingdienst je teruggaaf. In de praktijk ontvang je meestal binnen enkele weken bericht en daarna volgt doorgaans snel de betaling. Zorg dat je aangifte compleet is en dat je bankrekeningnummer correct is geregistreerd. Onvolledige gegevens of openstaande vragen kunnen de uitbetaling van btw terugvragen vertragen.
Welke kosten zijn uitgesloten bij btw terugvragen?
Btw op eten en drinken in de horeca is in principe niet aftrekbaar. Ook bij vrijgestelde activiteiten, zoals bepaalde financiële of medische diensten, is de voorbelasting niet of slechts gedeeltelijk aftrekbaar. Bij gemengd gebruik trek je alleen het belaste deel af. Zonder geldige factuur met juiste btw gegevens kun je geen btw terugvragen, ook niet bij kleine bedragen.
Hoe werkt btw terugvragen bij gemengd gebruik?
Gebruik je goederen of diensten zowel voor belaste als vrijgestelde activiteiten, dan splits je de voorbelasting. Vaak hanteer je de omzetverhouding, maar je onderbouwing moet passen bij jouw situatie. Documenteer de methode en pas deze consequent toe. Aan het einde van het jaar herbereken je waar nodig. Dit voorkomt correcties en discussie over btw terugvragen bij een controle.
Mag ik buitenlandse btw terugvragen als ik in Nederland aangifte doe?
Dat kan, maar niet via je Nederlandse aangifte. Voor EU landen loopt het via de buitenlandse teruggaafregeling, buiten de EU via een aparte procedure met aanvullende documenten. Voorwaarden zijn dat de kosten zakelijk zijn en in het betreffende land aftrekbaar zouden zijn. Controleer per land de regels, zodat je btw terugvragen niet onnodig wordt afgewezen.
Gelden er drempels of minimumbedragen voor btw terugvragen?
Doe je in Nederland periodiek aangifte, dan is er geen minimaal bedrag voor aftrek in de aangifte. Vraag je teruggaaf aan terwijl je geen Nederlandse aangifte doet, dan gelden in de praktijk drempels, vaak € 50 per kalenderjaar of € 400 per kwartaal. Check altijd de actuele voorwaarden, zodat je btw terugvragen niet te vroeg of te laat indient.
