Reken je weleens een prijs uit en vraag je je af hoeveel btw je moet opnemen en wat je later moet afdragen Of ben je starter en twijfel je of je ondernemer voor de btw bent In dit artikel neem ik je stap voor stap mee. Je ontdekt welke tarieven gelden, hoe je btw berekent en aftrekt, wat er op je factuur hoort, hoe en wanneer je aangifte doet en wanneer vrijstellingen of de KOR van pas komen. Praktische uitleg met voorbeelden uit de praktijk, zodat je zeker weet dat je niets over het hoofd ziet.
Wat is btw en waarom betaal je het
Btw is een belasting over de toegevoegde waarde. Als ondernemer reken je btw aan je klant en draag je die af aan de Belastingdienst. De btw die je betaalt op zakelijke kosten mag je in de regel aftrekken als voorbelasting. Per saldo betaal je dus btw over de waarde die jij toevoegt. Uiteindelijk drukt de belasting op de consument, maar jij bent wel degene die factureert, registreert en afdraagt.
Wanneer ben je ondernemer voor de btw
Voor de btw ben je ondernemer zodra je zelfstandig en met regelmaat economische activiteiten verricht, met of zonder winstdoel. Dat kan dus afwijken van de regels voor de inkomstenbelasting. Na je inschrijving bij KVK ontvang je een btw identificatienummer voor op je facturen en een omzetbelastingnummer voor contact met de Belastingdienst. Ook stichtingen en verenigingen kunnen ondernemer voor de btw zijn als zij prestaties tegen vergoeding leveren.
Btw tarieven, vrijstellingen en het verschil met het nultarief
Het algemene tarief is 21 procent. Het lage tarief van 9 procent geldt voor onder meer voedingsmiddelen, boeken en bepaalde diensten zoals het repareren van fietsen of werkzaamheden door een kapper. Het tarief van 0 procent gebruik je bijvoorbeeld bij internationale personenvervoer en bij leveringen aan ondernemers in een ander EU land waarbij aan de voorwaarden is voldaan. Daarnaast zijn er vrijstellingen, zoals voor veel vormen van onderwijs, medische zorg, de meeste bankdiensten en in beginsel verhuur en levering van onroerende zaken buiten nieuwbouw.
Let op het verschil tussen 0 procent en vrijstelling. Bij 0 procent heb je recht op aftrek van voorbelasting. Bij vrijstelling niet. Lever je zowel belaste als vrijgestelde prestaties, dan moet je de voorbelasting pro rata toerekenen.
Btw berekenen en aftrekken in de praktijk
In mijn werk zie ik dat het misgaat wanneer omzet, kosten en btw door elkaar lopen. Houd in je administratie een duidelijke scheiding en bereken steeds over de totale vergoeding inclusief bijkomende kosten. Zo pak je het aan:
- Bepaal het toepasselijke tarief per prestatie.
- Bereken de btw over de vergoeding voor je levering of dienst.
- Verzamel alle facturen met btw op zakelijke kosten en boek die als voorbelasting.
- In de aangifte trek je de voorbelasting af van de verschuldigde btw over je omzet.
Let op bijzondere situaties. Gebruik van een auto voor zowel zakelijk als privé vraagt om een correctie. Bij gebruikte goederen kan de margeregeling spelen. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw aan klanten en trek je geen btw af op kosten. Wil je snel controleren of je bedragen kloppen Bekijk dan de uitleg en rekenvoorbeelden op btw berekenen.
Factuurvereisten en administratie
Op een factuur horen in elk geval naam en adres van jou en je klant, jouw btw identificatienummer, factuurdatum, een uniek volgnummer, een duidelijke omschrijving van de prestatie, de vergoeding per tarief, het toegepaste tarief en het btw bedrag. Bij verleggingsregels vermeld je duidelijk dat de btw is verlegd. Bewaar je administratie veilig en volledig, in de praktijk minimaal zeven jaar en voor onroerend goed langer. Controleer bij leveringen binnen de EU of het btw id van je afnemer geldig is en bewaar bewijs van vervoer wanneer je 0 procent toepast.
Btw aangifte doen en betalen
De meeste ondernemers doen per kwartaal aangifte en betaling. De hoofdregel is dat aangifte en betaling binnen moeten zijn uiterlijk aan het eind van de maand na afloop van het tijdvak. Starters krijgen een uitnodiging voor de eerste aangifte na inschrijving. Heb je te veel of te weinig aangegeven Dan corrigeer je dit in een volgende aangifte of via een suppletie, afhankelijk van de grootte en de periode. Ontvang je een naheffingsaanslag, reageer dan tijdig en controleer gelijk je boekingen. Lees praktische stappen en aandachtspunten op btw aangifte.
Verleggingsregeling, buitenland en e commerce
Bij uitbesteden in sectoren zoals bouw en schoonmaak kan de verleggingsregeling gelden. Jij factureert dan zonder btw en de afnemer geeft de btw aan. Bij leveringen binnen de EU aan ondernemers lever je in beginsel tegen 0 procent, mits je afnemer ondernemer is en de goederen daadwerkelijk zijn vervoerd. Voor afstandsverkopen aan consumenten binnen de EU gebruik je het eenloketsysteem One Stop Shop om btw in meerdere landen centraal aan te geven. Btw die je in een ander EU land hebt betaald over zakelijke kosten vraag je digitaal terug via de Nederlandse Belastingdienst.
Speciale regelingen en actuele onderwerpen
De kleineondernemersregeling kan aantrekkelijk zijn bij een omzet tot en met 20 duizend euro per kalenderjaar. Je rekent dan geen btw aan klanten en doet doorgaans geen aangifte, maar je hebt ook geen recht op aftrek van voorbelasting. Bij verhuur van onroerend goed kun je soms kiezen voor belaste verhuur als je huurder belaste prestaties verricht, zodat je voorbelasting kunt aftrekken. Voor zonnepanelen en thuisbatterijen gelden aparte aandachtspunten over plaats van dienst, tarief en aftrek. Volg nieuws rondom tariefwijzigingen. Zo is aangekondigd dat het tarief op overnachtingen per 1 januari 2026 wijzigt. Raadpleeg bij twijfel actuele wet en beleid of je adviseur.
Persoonlijke tip uit de praktijk
Wat ondernemers veel rust geeft is werken met een vaste maandroutine. Boek alle inkoopfacturen volledig met btw code, leg per project of activiteit het tarief vast en maak een eenvoudige checklist voor de aangifte. Een tweede tip is om bij twijfel een beschrijving op je factuur toe te voegen die exact aansluit op de tariefkeuze. Dat voorkomt vragen en discussies bij controles.
Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt
Een klassieke fout is het door elkaar gebruiken van vrijstelling en 0 procent. Dat lijkt onschuldig, maar het scheelt direct in het recht op aftrek. Ook zie ik dat ondernemers het btw id vergeten op de factuur te zetten of verzuimen te melden dat de btw is verlegd. Verder worden buitenlandse verkopen soms te laat via One Stop Shop verwerkt, wat leidt tot naheffingen. Neem deze punten op in je factuur en aangiftecheck en raadpleeg voor extra uitleg de praktische artikelen op onze blogs.
Btw voelt in het begin als veel regels, maar met een logische opzet van je administratie en heldere keuzes per prestatie wordt het overzichtelijk. Bepaal steeds het juiste tarief, factureer correct, verzamel je voorbelasting en dien op tijd je aangifte in. Twijfel je over vrijstelling, verlegging of verkopen over de grens Vraag dan tijdig advies zodat je zeker en zonder verrassingen onderneemt.
Wat is btw en hoe werkt het precies
Btw is belasting over de toegevoegde waarde. Je brengt btw in rekening aan je klant, verzamelt de btw op je kosten als voorbelasting en geeft het saldo op in je aangifte. Per saldo draag je de btw af die hoort bij jouw toegevoegde waarde. Consumenten kunnen geen btw aftrekken, ondernemers meestal wel.
Welk btw tarief moet ik gebruiken
Het algemene tarief is 21 procent. Het lage tarief van 9 procent geldt onder meer voor voedingsmiddelen, boeken en enkele diensten zoals een kapper of fietsenmaker. Het tarief van 0 procent gebruik je bijvoorbeeld bij intracommunautaire leveringen en internationaal personenvervoer. Vrijstellingen zijn iets anders dan 0 procent en geven geen recht op aftrek.
Hoe en wanneer doe ik btw aangifte
De meeste ondernemers doen per kwartaal aangifte. Aangifte en betaling moeten binnen zijn aan het eind van de maand na het tijdvak. Controleer omzet en voorbelasting, corrigeer fouten direct en gebruik bij grotere of oudere correcties een suppletie. Werk je met verkopen in meerdere EU landen Overweeg dan het eenloketsysteem One Stop Shop.
Wanneer kom ik in aanmerking voor de KOR
De kleineondernemersregeling is mogelijk als je in Nederland bent gevestigd en je omzet in een kalenderjaar niet boven 20 duizend euro uitkomt. Neem je deel, dan reken je geen btw aan klanten en heb je geen recht op aftrek van voorbelasting. Dit kan voordelig zijn voor kleine of lokale activiteiten met vooral particuliere klanten.
Hoe zit btw bij verkopen naar het buitenland of via e commerce
Bij leveringen aan ondernemers in de EU geldt vaak 0 procent met vervoersbewijs en een geldig btw id van je afnemer. Bij afstandsverkopen aan consumenten in de EU kun je One Stop Shop gebruiken voor centrale aangifte. Btw op kosten in andere EU landen vraag je digitaal terug. Buiten de EU gelden weer andere regels per land.
